Stundensatz kalkulieren als Selbstständiger: Kosten, produktive Stunden und Gewinnaufschlag mit Rechenbeispiel

Um als Selbstständiger Ihren Stundensatz zu kalkulieren, teilen Sie Ihren Jahresumsatzbedarf durch die Zahl der Stunden, die Sie tatsächlich abrechnen können. Der Umsatzbedarf besteht aus Betriebskosten, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Einkommensteuer, Ihrem Lebensunterhalt und einem Aufschlag für Risiko. Im Rechenbeispiel unten ergibt das für eine Freiberuflerin rund 75 Euro netto pro Stunde, obwohl sie privat nur 2.500 Euro im Monat zur Verfügung haben möchte.

Viele Gründer orientieren sich am früheren Bruttogehalt oder am Satz der Konkurrenz. Beides führt fast immer zu einem zu niedrigen Preis, weil Urlaub, Krankheit, Akquise und Verwaltung niemand bezahlt. Alle Beträge und Sätze in diesem Artikel haben den Stand Januar 2026.

Ein tragfähiger Stundensatz beginnt beim Jahresumsatz, den Sie brauchen

Die Kalkulation läuft rückwärts. Sie legen zuerst fest, was am Jahresende privat übrig bleiben soll, und addieren dann alles, was vorher abfließt. Erst wenn diese Summe feststeht, kommt die Stundenzahl ins Spiel. Wer mit dem Stundensatz beginnt und hofft, dass es reicht, merkt die Lücke meist erst bei der ersten Steuernachzahlung.

Die Grundformel lautet:

Stundensatz = (Betriebskosten + Unternehmerlohn + Gewinnaufschlag) ÷ abrechenbare Stunden

Der Unternehmerlohn umfasst bei Einzelunternehmern alles Private: Lebenshaltung, Krankenversicherung, Altersvorsorge und Einkommensteuer. Anders als ein Angestellter erhalten Sie kein Gehalt, von dem der Arbeitgeber Abgaben einbehält. Sie müssen diese Posten selbst in den Preis einrechnen.

Schritt 1: Betriebskosten vollständig erfassen

Betriebskosten sind alle Ausgaben, die durch Ihre Tätigkeit entstehen und nicht direkt einem Kundenauftrag zugeordnet werden. Für die Kalkulation brauchen Sie einen Jahreswert. Ziehen Sie dafür Ihre Kontoauszüge der letzten zwölf Monate heran oder, als Gründer, Angebote und Preislisten der geplanten Anschaffungen.

Typische Posten bei Dienstleistern und Freiberuflern:

Miete für Büro, Coworking-Platz oder anteiliges Arbeitszimmer

Software-Abos, Cloud-Speicher, Domain und Hosting

Abschreibung für Laptop, Kamera oder Fahrzeug

Betriebliche Versicherungen wie Berufs- oder Betriebshaftpflicht

Telefon und Internet, soweit beruflich genutzt

Steuerberatung und Buchhaltungssoftware

Fortbildung, Fachliteratur, Verbandsbeiträge

Werbung, Website-Pflege, Fahrtkosten zur Akquise

Kontoführung und Zahlungsgebühren

Vergessen werden häufig Posten, die nur einmal im Jahr anfallen. Dazu gehören Jahresgebühren von Software, der Beitrag zur IHK bei Gewerbetreibenden oder die Abschreibung von Geräten. Ein Laptop für 1.500 Euro, den Sie über drei Jahre nutzen, kostet Sie kalkulatorisch 500 Euro pro Jahr, auch wenn Sie ihn bar bezahlt haben.

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, rechnen Sie alle Kosten netto, also ohne die Vorsteuer, die Sie vom Finanzamt zurückbekommen. Als Kleinunternehmer setzen Sie dagegen die Bruttobeträge an, weil Sie keine Vorsteuer abziehen dürfen.

Schritt 2: Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und Steuern einplanen

Dieser Block macht bei den meisten Selbstständigen den größten Anteil am Unternehmerlohn aus. Er hängt vom Gewinn ab, der wiederum vom Stundensatz abhängt. Deshalb nähert man sich dem richtigen Wert in zwei oder drei Rechenrunden.

Freiwillig gesetzlich versicherte Selbstständige zahlen den vollen Beitrag allein. Er setzt sich zusammen aus:

Krankenversicherung: allgemeiner Beitragssatz 14,6 Prozent mit Krankengeldanspruch, 14,0 Prozent ohne

kassenindividueller Zusatzbeitrag, im Durchschnitt 2026 bei 2,9 Prozent

Pflegeversicherung: 3,6 Prozent, für Kinderlose ab 23 Jahren 4,2 Prozent

Zusammen sind das für einen kinderlosen Selbstständigen mit Krankengeld rund 21,7 Prozent des Gewinns, bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Die genaue Höhe hängt von Ihrer Kasse ab. Die aktuellen Zusatzbeiträge der einzelnen Kassen veröffentlicht der GKV-Spitzenverband. Privat Versicherte setzen stattdessen ihren tatsächlichen Monatsbeitrag an, dessen Höhe vom Alter und vom Tarif abhängt.

Bei der Altersvorsorge sind die meisten Selbstständigen nicht pflichtversichert. Ausnahmen gelten etwa für eingetragene Handwerker, selbstständige Lehrkräfte und Mitglieder der Künstlersozialkasse. Ob Ihre Tätigkeit rentenversicherungspflichtig ist, können Sie bei der Deutschen Rentenversicherung klären lassen. Der Beitragssatz in der gesetzlichen Rentenversicherung liegt bei 18,6 Prozent. Wer privat vorsorgt, plant einen festen Monatsbetrag ein.

Für die Einkommensteuer gilt 2026 ein Grundfreibetrag von 12.348 Euro. Darüber steigt der Steuersatz progressiv an. Ihre voraussichtliche Steuer ermitteln Sie am zuverlässigsten mit dem offiziellen Einkommensteuerrechner des Bundesfinanzministeriums. Geben Sie dort Ihr geschätztes zu versteuerndes Einkommen ein, also den Gewinn abzüglich der abziehbaren Versicherungsbeiträge.

Gewerbetreibende zahlen ab einem Gewinn von 24.500 Euro (Freibetrag für Einzelunternehmen) zusätzlich Gewerbesteuer. Ein großer Teil davon wird auf die Einkommensteuer angerechnet. Bis zu einem Hebesatz von etwa 400 Prozent gleicht sich das weitgehend aus, darüber bleibt eine Mehrbelastung. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer nicht betroffen.

Schritt 3: Produktive Stunden liegen meist deutlich unter 2.000 im Jahr

Hier liegt der Kalkulationsfehler, der Gründer am meisten Geld kostet. Ein Angestellter mit 40-Stunden-Woche kommt auf rund 1.700 bezahlte Arbeitsstunden im Jahr. Als Selbstständiger rechnen Sie davon nur einen Teil ab, weil Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung und Kundengewinnung ebenfalls Zeit kosten.

So ermitteln Sie Ihre verfügbaren Arbeitstage:

Die Zahl der Feiertage schwankt je nach Bundesland und Jahr, weil manche Feiertage auf ein Wochenende fallen. Prüfen Sie den Wert für Ihr Bundesland. Bei den Krankheitstagen hilft ein vorsichtiger Ansatz, denn ohne Krankentagegeld haben Sie an diesen Tagen kein Einkommen.

Von den verfügbaren Stunden ziehen Sie anschließend die nicht abrechenbare Zeit ab. Bei Freiberuflern mit wenigen größeren Kunden liegt der abrechenbare Anteil oft bei 60 bis 70 Prozent. Wer viele kleine Aufträge hat, muss mehr Zeit in Akquise und Abstimmung stecken und landet niedriger. Diese Spannen sind Erfahrungswerte. Belastbarer ist es, wenn Sie vier Wochen lang Ihre eigene Zeit erfassen und den tatsächlichen Anteil messen.

Rechenbeispiel: Freiberufliche Designerin braucht rund 75 Euro netto pro Stunde

Eine Kommunikationsdesignerin arbeitet freiberuflich, ist kinderlos, freiwillig gesetzlich krankenversichert mit Krankengeld und zahlt keine Kirchensteuer. Sie möchte monatlich 2.500 Euro für ihren Lebensunterhalt zur Verfügung haben. Zusätzlich will sie 400 Euro im Monat privat für das Alter zurücklegen.

Ihre Betriebskosten pro Jahr:

Nach Steuern und Versicherung muss sie 34.800 Euro übrig haben (30.000 Euro Lebensunterhalt plus 4.800 Euro Altersvorsorge). Um diesen Betrag zu erreichen, braucht sie einen Gewinn von etwa 55.000 Euro. Die Probe:

1.Gewinn: 55.000 Euro

2.Kranken- und Pflegeversicherung: 21,7 Prozent von 55.000 Euro = 11.935 Euro

3.Zu versteuerndes Einkommen, vereinfacht: 55.000 − 11.935 − 36 Euro Sonderausgaben-Pauschbetrag = 43.029 Euro

4.Einkommensteuer nach Grundtarif 2026: rund 8.180 Euro, Solidaritätszuschlag fällt in dieser Höhe nicht an

5.Verbleibend: 55.000 − 11.935 − 8.180 = 34.885 Euro

Die Rechnung ist vereinfacht, weil sie Details wie die Kürzung des Krankengeldanteils bei den Vorsorgeaufwendungen auslässt. Für die Preisfindung reicht diese Genauigkeit. Den exakten Steuerwert für Ihre Situation liefert der BMF-Rechner.

Umsatzbedarf: 55.000 Euro Gewinn plus 11.000 Euro Betriebskosten ergeben 66.000 Euro netto.

Abrechenbare Stunden: 205 Arbeitstage × 8 Stunden × 60 Prozent abrechenbarer Anteil = 984 Stunden.

Kostendeckender Stundensatz: 66.000 ÷ 984 = 67,07 Euro.

Mit einem Gewinnaufschlag von 10 Prozent ergeben sich 73,78 Euro, gerundet 75 Euro netto. Da ihr Umsatz deutlich über der Kleinunternehmergrenze liegt, kommen 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu. Ihr Kunde zahlt also 89,25 Euro pro Stunde. Die Umsatzsteuer gehört nicht ihr und fließt deshalb nicht in die Kalkulation ein.

Rechnet die Designerin dagegen mit 80 Prozent abrechenbarer Zeit, sinkt der kostendeckende Satz rechnerisch auf rund 50 Euro. Erreicht sie diese Auslastung dann nicht, fehlen ihr am Jahresende über 16.000 Euro.

Gewinnaufschlag: Puffer für Risiko, Rücklagen und Investitionen

Der Unternehmerlohn deckt Ihr Leben. Der Gewinnaufschlag deckt das, was ein Unternehmen zusätzlich braucht: Rücklagen für Auftragsflauten, Zahlungsausfälle von Kunden und spätere Investitionen. Ohne diesen Puffer bringt schon ein einziger Kunde, der drei Monate nicht zahlt, Ihre Planung durcheinander.

Eine gesetzliche oder allgemeinverbindliche Höhe gibt es nicht. In der Praxis setzen viele Selbstständige zwischen 10 und 20 Prozent auf die kostendeckende Summe auf. Höher sollte er ausfallen, wenn Sie von wenigen Großkunden abhängen, lange Zahlungsziele gewähren oder in einer Branche mit stark schwankender Nachfrage arbeiten. Bei langfristigen Rahmenverträgen mit sicherem Volumen genügt ein niedrigerer Aufschlag.

Prüfen Sie den Endpreis anschließend gegen den Markt. Liegt Ihr Satz deutlich über dem, was Kunden in Ihrer Branche zahlen, haben Sie drei Stellschrauben: Kosten senken, den abrechenbaren Anteil steigern oder sich auf Kunden spezialisieren, die einen höheren Satz akzeptieren. Die Senkung des eigenen Unternehmerlohns ist dagegen nur kurzfristig tragbar.

Werkzeuge: Eine Tabellenkalkulation reicht in den meisten Fällen

Für die Kalkulation brauchen Sie keine Spezialsoftware. Eine Tabelle mit drei Blöcken genügt: Betriebskosten, privater Bedarf mit Versicherung und Steuer sowie Stundenberechnung. Der Vorteil einer eigenen Tabelle liegt darin, dass Sie Szenarien durchspielen können, etwa wie sich fünf zusätzliche Urlaubstage oder eine teurere Krankenkasse auf den Satz auswirken.

Ergänzend sinnvoll sind:

eine Zeiterfassung, auch eine kostenlose App, um den tatsächlichen abrechenbaren Anteil zu messen

der Einkommensteuerrechner des BMF für die Steuerschätzung

die Beitragsrechner Ihrer Krankenkasse

Buchhaltungsprogramme enthalten teils Auswertungen zu Stundensätzen und Auslastung. Das lohnt sich, sobald Sie mehrere Projekte parallel führen und wissen möchten, welche Kunden sich rechnen. Für die erste Kalkulation vor der Gründung ist das nicht nötig. Bei der Schätzung von Steuern und Gewerbesteuer im ersten Jahr kann ein Gespräch mit einer Steuerberaterin oder der Gründungsberatung der IHK helfen, gerade wenn Sie zwischen Freiberuf und Gewerbe unsicher sind.

Häufige Fehler und Grenzen der Methode

Die meisten Fehler entstehen nicht beim Rechnen, sondern bei den Annahmen. Diese vier tauchen in der Praxis am häufigsten auf:

100 Prozent Auslastung angesetzt: Wer 1.700 oder 2.000 Stunden durch den Umsatzbedarf teilt, kalkuliert einen Preis, der nur funktioniert, wenn nie ein Auftrag ausfällt.

Krankenversicherung vergessen: Gründer aus der Anstellung kennen nur den halben Beitrag. Als Selbstständiger zahlen Sie den vollen Satz von rund 21 Prozent.

Umsatzsteuer als Einnahme verbucht: Die 19 Prozent sind ein durchlaufender Posten und werden mit der Voranmeldung ans Finanzamt abgeführt.

Steuerrücklage zu klein: Das Finanzamt setzt nach der ersten Steuererklärung oft Vorauszahlungen fest. Im zweiten Jahr zahlen Sie dann für das Vorjahr nach und gleichzeitig voraus.

Die Methode hat Grenzen. Sie liefert einen Mindestpreis, unter dem Sie dauerhaft Verlust machen, aber keinen Marktpreis. Bei Projekten mit hohem Wert für den Kunden, etwa einer Software, die ihm Personalkosten spart, kann ein Pauschal- oder Festpreis deutlich mehr einbringen als die abgerechneten Stunden. Umgekehrt zeigt Ihnen der kalkulierte Satz, ab wann ein Festpreisangebot zu knapp bemessen ist: Teilen Sie den Festpreis durch die geschätzten Stunden und vergleichen Sie.

Überprüfen Sie Ihre Kalkulation mindestens einmal im Jahr. Zum Jahreswechsel ändern sich regelmäßig der Grundfreibetrag, die Zusatzbeiträge der Krankenkassen und häufig Ihre eigenen Kosten. Der nächste sinnvolle Schritt nach der ersten Kalkulation ist die vierwöchige Zeiterfassung, denn mit ihr ersetzen Sie die wichtigste Schätzung durch einen Messwert.

FAQ zum Stundensatz für Selbstständige

Muss ich als Kleinunternehmer anders kalkulieren?

Ja, in zwei Punkten. Sie setzen Ihre Kosten brutto an, weil Sie keine Vorsteuer zurückbekommen, und Ihr Stundensatz ist zugleich der Endpreis für den Kunden. Die Kleinunternehmerregelung gilt seit 2025, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Liegt Ihr kalkulierter Umsatzbedarf über 25.000 Euro, sind Sie ab dem Folgejahr umsatzsteuerpflichtig.

Wie kalkuliere ich im Nebenerwerb?

Ihre Krankenversicherung läuft meist über die Hauptbeschäftigung, solange die Selbstständigkeit nebenberuflich bleibt. Der Posten fällt dann weg. Einkommensteuer zahlen Sie trotzdem, und zwar zu Ihrem persönlichen Grenzsteuersatz, der durch das Gehalt bereits höher liegt. Rechnen Sie den Nebenverdienst deshalb nicht mit dem Eingangssteuersatz.

Darf ich Kunden einen niedrigeren Einstiegspreis anbieten?

Das ist rechtlich zulässig. Kalkulatorisch sollten Sie dabei wissen, wie weit Sie unter dem kostendeckenden Satz liegen und wie lange Sie das finanzieren können. Eine spätere Preiserhöhung bei Bestandskunden fällt erfahrungsgemäß schwerer als ein realistischer Einstiegspreis.

Rechne ich Fahrzeiten zum Kunden ab?

Das ist Vereinbarungssache und sollte im Angebot stehen. Nicht abgerechnete Fahrzeit senkt Ihren abrechenbaren Anteil und muss dann über den Stundensatz mitgetragen werden.

Wie oft sollte ich den Stundensatz anpassen?

Prüfen Sie ihn jährlich zum Jahreswechsel und zusätzlich bei größeren Änderungen, etwa einem Wechsel der Krankenkasse, einem eigenen Büro oder dem Ende der Kleinunternehmerregelung.