Wirtschafts-Identifikationsnummer für Selbstständige: Wer sie bekommt, wie sie aufgebaut ist und wofür Sie sie brauchen

Seit November 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an Unternehmen eine weitere Nummer: die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. Sie bekommen sie automatisch und kostenlos. Einen Antrag gibt es nicht, und Sie müssen keine Frist einhalten. Die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzt die W-IdNr. vorerst nicht. Wer das nicht weiß, setzt die neue Nummer schnell an die falsche Stelle, zum Beispiel auf eine Rechnung, wo sie eine Pflichtangabe nicht ersetzt. Alle Angaben in diesem Artikel haben den Stand 2025. Die Vergabe läuft in Stufen, deshalb wird der Artikel regelmäßig aktualisiert.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt automatisch, ein Antrag ist nicht vorgesehen

Das BZSt teilt die W-IdNr. allen wirtschaftlich Tätigen von Amts wegen zu. Sie können die Nummer weder beantragen noch beschleunigen, und sie kostet nichts. Gebühren, Formulare oder eine Registrierung im Gewerbeamt gehören nicht dazu. Bekommen Sie eine E-Mail, die Ihnen gegen Bezahlung die Vergabe oder Eintragung einer W-IdNr. anbietet, handelt es sich um einen Betrugsversuch. Solche Schreiben kennt man seit Jahren von der USt-IdNr. und von angeblichen Handelsregistereinträgen.

Die Vergabe läuft schrittweise. In der ersten Stufe ab November 2024 haben alle Unternehmen eine W-IdNr. erhalten, die bereits eine USt-IdNr. besitzen. Das BZSt hat diese Nummern nicht einzeln per Brief verschickt. Es hat sie per Allgemeinverfügung bekannt gegeben, weil sich die neue Nummer direkt aus der vorhandenen USt-IdNr. ableitet. Für wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr. und für weitere Unterscheidungsmerkmale sind spätere Stufen vorgesehen. Den jeweils aktuellen Zeitplan veröffentlicht das BZSt auf seiner Informationsseite zur Wirtschafts-Identifikationsnummer.

Rechtsgrundlage ist die Abgabenordnung, das Ziel ein bundesweites Unternehmensregister

Die W-IdNr. ist in § 139c der Abgabenordnung geregelt. Der Paragraf stammt aus dem Jahr 2003 und blieb gut zwanzig Jahre ungenutzt. Erst eine Rechtsverordnung des Bundesfinanzministeriums, die Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung, hat die tatsächliche Vergabe in Gang gesetzt. Als wirtschaftlich Tätige zählt die Abgabenordnung natürliche Personen mit wirtschaftlicher Tätigkeit, juristische Personen wie GmbH oder UG sowie Personenvereinigungen wie die GbR.

Mit der Steuer allein hat die Nummer wenig zu tun. Das Unternehmensbasisdatenregistergesetz bestimmt die W-IdNr. zur bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer. Unter dieser Nummer sollen Behörden künftig Stammdaten wie Name, Anschrift und Rechtsform eines Unternehmens zentral abrufen. Das Register führt das Statistische Bundesamt. Für Sie als Gründerin oder Gründer heißt das langfristig: Statistikämter, Kammern und Förderstellen sollen Ihre Basisdaten aus einer Quelle beziehen. Sie sollen sie nicht mehr in jedem Formular neu angeben müssen. Wann das in der Praxis spürbar wird, hängt vom Ausbau des Registers ab und steht noch nicht fest.

So ist die W-IdNr. aufgebaut: DE, neun Ziffern, Bindestrich, fünf Ziffern

Die Nummer besteht aus zwei Teilen. Vorne stehen das Länderkürzel DE und neun Ziffern. Danach folgen ein Bindestrich und ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal. Wenn Sie bereits eine USt-IdNr. haben, ist der erste Teil identisch mit dieser Nummer. Das Unterscheidungsmerkmal lautet für die wirtschaftliche Tätigkeit als Ganzes 00001.

Das Unterscheidungsmerkmal soll später einzelne Tätigkeiten, Betriebe oder Betriebsstätten derselben Person oder Gesellschaft kennzeichnen. Betreibt eine Gesellschaft etwa zwei Filialen, kann jede ein eigenes Merkmal erhalten, während der Stamm gleich bleibt. Die Vergabe dieser zusätzlichen Merkmale gehört zu einer späteren Stufe.

Praxisbeispiel mit Rechenweg

Grafikdesignerin Lena M. hat sich 2024 als Einzelunternehmerin selbstständig gemacht und beim BZSt eine USt-IdNr. beantragt, weil sie für Kunden in Österreich arbeitet. Ihre USt-IdNr. lautet im Beispiel DE123456789 (fiktiv). Ihre W-IdNr. leitet sie so ab:

1.Vorhandene USt-IdNr. übernehmen: DE123456789

2.Bindestrich anhängen: DE123456789-

3.Unterscheidungsmerkmal für die Gesamttätigkeit ergänzen: 00001

4.Ergebnis: DE123456789-00001

Für Formulare und Stammdaten in der Buchhaltungssoftware zählt Lena die Zeichen: 2 Buchstaben + 9 Ziffern + 1 Bindestrich + 5 Ziffern = 17 Zeichen. Die USt-IdNr. hat nur 11 Zeichen. Ist ein Eingabefeld in einem älteren Programm oder einer selbst gebauten Tabelle auf 11 oder 15 Zeichen begrenzt, schneidet es die W-IdNr. ab. Lena legt deshalb in ihrer Kundenverwaltung ein eigenes Feld mit mindestens 17 Zeichen an. Die USt-IdNr. überschreibt sie dabei nicht.

Fünf Ziffern ergeben rechnerisch 99.999 mögliche Unterscheidungsmerkmale je Stammnummer (00001 bis 99999). Für eine Einzelunternehmerin ist das bedeutungslos. Es zeigt aber, dass die Nummer auch für Unternehmen mit vielen Betriebsstätten ausgelegt ist.

Steuer-ID, Steuernummer, USt-IdNr. und W-IdNr. im Vergleich

Gründer haben es nach der Anmeldung mit bis zu vier Nummern zu tun. Jede erfüllt einen eigenen Zweck, und keine ersetzt derzeit eine andere. Die Tabelle zeigt die Unterschiede.

Die Steuer-ID behalten Sie als Privatperson in jedem Fall. Sie gilt für Ihre Einkommensteuer, Ihre Krankenversicherung und Ihre Rente, ganz unabhängig von der Selbstständigkeit. Die W-IdNr. kommt für die unternehmerische Tätigkeit hinzu und bildet eine eigene Ebene.

Sonderfälle: Kleinunternehmer, Freiberufler, Nebenerwerb und mehrere Betriebe

Der Normalfall ist schnell erklärt: Wer eine USt-IdNr. hat, kennt seine W-IdNr. schon. In den folgenden Konstellationen ist die Lage weniger eindeutig.

Kleinunternehmer ohne USt-IdNr.: Viele Kleinunternehmer haben nie eine USt-IdNr. beantragt, weil sie nur im Inland arbeiten. Sie fallen nicht unter die erste Vergabestufe. Sie erhalten ihre W-IdNr. erst in einer späteren Stufe mit einem eigenen Stamm. Bis dahin müssen Sie nichts unternehmen.

Freiberufler: Auch wer kein Gewerbe anmeldet, etwa als Übersetzerin, Architekt oder Journalistin, ist wirtschaftlich tätig und bekommt eine W-IdNr. Der Weg dorthin entspricht dem für Gewerbetreibende: Mit vorhandener USt-IdNr. leitet sich die Nummer daraus ab, ohne sie folgt sie später.

Nebenerwerb: Ein Nebengewerbe neben einer Festanstellung ist eine wirtschaftliche Tätigkeit wie jede andere. Arbeitnehmer erhalten für ihr Angestelltenverhältnis keine W-IdNr. Für die nebenberufliche Selbstständigkeit gelten die gleichen Regeln wie im Haupterwerb.

GbR und andere Personengesellschaften: Die Gesellschaft selbst erhält eine W-IdNr. Die Gesellschafter bekommen für ihre Beteiligung keine eigene, solange sie nicht zusätzlich eigenständig wirtschaftlich tätig sind.

Mehrere Tätigkeiten unter einer Person: Unternehmerin im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist die Person, nicht der einzelne Betrieb. Wer Webdesign anbietet und zusätzlich einen Onlineshop betreibt, hat deshalb einen gemeinsamen Stamm. Die einzelnen Tätigkeiten können später über das Unterscheidungsmerkmal getrennt werden.

Bei einem Wechsel der Rechtsform, etwa vom Einzelunternehmen in eine GmbH, entsteht ein neuer Rechtsträger. Die GmbH erhält dann eine eigene Nummer, und die alte Nummer bleibt dem Einzelunternehmen zugeordnet. Ob in Ihrem Fall eine oder mehrere Nummern nötig sind, kann bei Umstrukturierungen schwer zu beurteilen sein. Dann hilft ein Gespräch mit der Steuerberatung oder eine direkte Anfrage beim BZSt.

Wofür Sie die Wirtschafts-Identifikationsnummer schon brauchen und wofür noch nicht

Im Alltag der meisten Gründer spielt die W-IdNr. derzeit kaum eine Rolle. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER läuft weiter über die Steuernummer. Die Zusammenfassende Meldung für EU-Geschäfte läuft über die USt-IdNr. Kunden im EU-Ausland prüfen Sie weiterhin anhand der USt-IdNr.

Auf Rechnungen ist die W-IdNr. keine Pflichtangabe. Nach dem Umsatzsteuergesetz muss eine Rechnung die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Steht dort nur die W-IdNr., fehlt formal die vorgeschriebene Angabe, auch wenn der Stamm mit der USt-IdNr. übereinstimmt.

Ein Rechenbeispiel zeigt, was davon abhängt. Lena stellt einer Agentur 1.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer in Rechnung, also 1.000 Euro + 190 Euro = 1.190 Euro. Die Agentur möchte die 190 Euro als Vorsteuer abziehen. Fehlt auf der Rechnung eine Pflichtangabe, beanstandet das Finanzamt bei einer Prüfung den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung korrigiert ist. Viele Buchhaltungsabteilungen schicken deshalb Rechnungen mit fehlerhaften Angaben sofort zurück, und die Zahlung verzögert sich. Die W-IdNr. können Sie zusätzlich auf die Rechnung schreiben. Die Steuernummer oder USt-IdNr. ersetzt sie nicht.

Künftig soll die W-IdNr. vor allem im Austausch mit Behörden außerhalb der Finanzverwaltung genutzt werden. Erste Anfragen können zum Beispiel von Statistikämtern kommen, wenn Sie zu einer Erhebung herangezogen werden. Auch Förderanträge und Kammermeldungen könnten die Nummer abfragen, sobald das Unternehmensbasisdatenregister angebunden ist. Fragt ein Formular ausdrücklich nach der Wirtschafts-Identifikationsnummer, tragen Sie sie vollständig mit Bindestrich und Unterscheidungsmerkmal ein.

Drei Fehler, die bei der neuen Nummer häufig passieren

Der häufigste Fehler betrifft die Rechnungsvorlage. Manche Gründer ersetzen dort die USt-IdNr. durch die W-IdNr., weil die neue Nummer moderner wirkt. Damit fehlt die Pflichtangabe, sofern nicht zusätzlich die Steuernummer auf der Rechnung steht. Prüfen Sie Ihre Vorlage nach jeder Änderung gegen die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes.

Den zweiten Fehler machen Gründer bei gekürzten Nummern. Wer nur den Stamm ohne Bindestrich und Unterscheidungsmerkmal einträgt, gibt faktisch die USt-IdNr. an. In Formularen, die ausdrücklich die W-IdNr. verlangen, gilt die Angabe dann als unvollständig. Gleiches gilt, wenn Software Zeichen abschneidet, wie im Rechenbeispiel oben.

Beim dritten Fehler geht es um Geld: Gründer bezahlen für etwas, das kostenlos ist. Schreiben mit Titeln wie „Registrierung Ihrer Wirtschafts-Identifikationsnummer“ samt Überweisungsträger stammen nicht vom BZSt. Behörden verlangen für die Vergabe kein Geld und fordern Sie nicht per E-Mail zur Eingabe von Bankdaten auf.

Was Gründerinnen und Gründer jetzt konkret tun

Der Aufwand ist gering. Eine Frist läuft nicht, und es drohen keine Säumniszuschläge, weil Sie keine Pflicht zur Mitwirkung trifft. Sinnvoll sind ein paar Handgriffe, die später Ärger ersparen.

1.Nummer ermitteln: Haben Sie eine USt-IdNr., hängen Sie -00001 an und notieren das Ergebnis in Ihren Stammdaten.

2.Software prüfen: Kontrollieren Sie in Buchhaltungsprogramm, Warenwirtschaft oder Rechnungstabelle, ob ein Feld für 17 Zeichen vorhanden ist.

3.Rechnungsvorlage unverändert lassen: Steuernummer oder USt-IdNr. bleiben als Pflichtangabe stehen. Die W-IdNr. ist ein optionaler Zusatz.

4.Ohne USt-IdNr. abwarten: Kleinunternehmer und andere Selbstständige ohne USt-IdNr. warten die Mitteilung des BZSt in einer späteren Stufe ab.

5.Unterlagen ablegen: Bewahren Sie Mitteilungen des BZSt zur W-IdNr. bei Ihren Steuerunterlagen auf, damit Sie die Nummer bei Rückfragen schnell finden.

Gründer, die gerade erst anmelden, bekommen nach der Gewerbeanmeldung zunächst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Darin beantragen Sie auf Wunsch gleich die USt-IdNr. Mit deren Vergabe steht auch der Stamm Ihrer künftigen W-IdNr. fest. Arbeiten Sie mit einer Steuerkanzlei, lohnt es sich, dort einmal nachzufragen, ob die Kanzleisoftware die neue Nummer bereits führt. Viele Kanzleien übernehmen die Stammdatenpflege ohnehin.

Häufige Fragen zur W-IdNr.

Muss ich meine W-IdNr. irgendwo melden?

Nein. Die Nummer wird von Amts wegen vergeben, und Sie müssen sie weder dem Finanzamt noch dem Gewerbeamt mitteilen. Melden müssen Sie nur, was Behörden ausdrücklich abfragen.

Ändert sich meine Steuernummer durch die W-IdNr.?

Nein, die Steuernummer bleibt bestehen und ist weiterhin die Nummer für Voranmeldungen und Steuererklärungen. Sie ändert sich nur aus den bisher bekannten Gründen, etwa bei einem Umzug in den Bezirk eines anderen Finanzamts.

Ich habe keine USt-IdNr. Sollte ich eine beantragen, um schneller an die W-IdNr. zu kommen?

Dafür besteht kein Anlass, weil die W-IdNr. Ihnen derzeit keinen Vorteil verschafft. Eine USt-IdNr. ist sinnvoll, wenn Sie Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland machen oder Ihre Steuernummer auf Rechnungen nicht offenlegen möchten. Die Gründe ergeben sich aus Ihrem Geschäft und haben mit der W-IdNr. nichts zu tun.

Gilt die W-IdNr. auch im EU-Ausland?

Die W-IdNr. ist eine deutsche Nummer für deutsche Behörden. Für den Nachweis der Unternehmereigenschaft gegenüber Geschäftspartnern in anderen EU-Staaten bleibt die USt-IdNr. maßgeblich.

Was passiert mit der Nummer, wenn ich mein Unternehmen aufgebe?

Die Nummer wird nach der Abmeldung nicht an andere Unternehmen weitergegeben. Gründen Sie später erneut als natürliche Person, ist der Stamm über Ihre bisherigen Daten zugeordnet. Klären Sie bei einer Neugründung nach längerer Pause mit dem BZSt, welche Nummer gilt.