Reisekosten für Selbstständige: Verpflegungspauschalen von 14 und 28 Euro, Fahrtkosten und Übernachtung mit Rechenbeispiel

Ein Kundentermin in Hamburg, zwei Tage Messe in Köln oder ein Workshop beim Auftraggeber in München: Bei solchen Reisen ziehen Sie für jeden Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit 14 Euro Verpflegungspauschale als Betriebsausgabe ab, für volle Kalendertage 28 Euro. Für die Reisekosten von Selbstständigen gelten zusätzlich eigene Regeln bei Fahrt und Hotel. Mit dem eigenen Pkw setzen Sie 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer an, Übernachtungen nur in tatsächlich belegter Höhe. Alle Beträge in diesem Artikel haben den Stand Januar 2026.

Verpflegungspauschalen 2026: 14 Euro ab acht Stunden, 28 Euro für volle Tage

Die Pauschalen für Inlandsreisen gelten seit 2020 unverändert. Sie hängen allein von der Dauer der Abwesenheit ab, ein Restaurantbeleg ist dafür nicht nötig.

Mehr als 8 Stunden Abwesenheit an einem Tag ohne Übernachtung: 14 Euro

An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung: je 14 Euro, unabhängig von der Stundenzahl

Jeder volle Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro

8 Stunden oder weniger: keine Pauschale

Die Rechtsgrundlage liegt im Einkommensteuergesetz. § 9 Abs. 4a EStG regelt die Beträge für Arbeitnehmer. Über § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG gelten sie genauso für Gewerbetreibende und Freiberufler. Ihr tatsächliches Essen setzen Sie nicht an. Ein Abendessen für 45 Euro bringt steuerlich genauso viel wie ein belegtes Brötchen vom Bahnhofskiosk, nämlich die jeweilige Pauschale. Einen Vorsteuerabzug gibt es auf die Pauschalen nicht, weil keine Rechnung zugrunde liegt.

Wann eine Geschäftsreise vorliegt und wie Sie die Abwesenheit messen

Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn Sie aus betrieblichem Anlass außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Betriebsstätte tätig werden. Erste Betriebsstätte ist der Ort, an dem Sie dauerhaft arbeiten, also Ihr Büro, Ihre Werkstatt oder Ihr Ladenlokal. Wer ausschließlich im häuslichen Arbeitszimmer arbeitet, hat nach Auffassung der Finanzverwaltung keine erste Betriebsstätte außerhalb der Wohnung. Dann zählt jede betriebliche Fahrt nach draußen als Geschäftsreise.

Die Uhr läuft ab dem Moment, in dem Sie die Wohnung oder die erste Betriebsstätte verlassen, je nachdem, wo die Reise beginnt. Sie stoppt bei der Rückkehr. Fahrzeiten zählen also mit, Wartezeiten am Bahnhof ebenso. Notieren Sie Abfahrt und Ankunft mit Uhrzeit. Ein Prüfer akzeptiert die Pauschalen ohne diese Angaben kaum, weil er die acht Stunden sonst nicht nachvollziehen kann.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gehören nicht zu den Reisekosten. Für sie gilt die Entfernungspauschale, ab 2026 einheitlich 0,38 Euro je Entfernungskilometer und nur für die einfache Strecke. Wer hier Reisekosten ansetzt, rechnet zu viel ab.

Fahrtkosten: 0,30 Euro pro Kilometer oder tatsächliche Kosten

Bei Fahrtkosten kommt es darauf an, welches Verkehrsmittel Sie nutzen und wem das Fahrzeug steuerlich zugeordnet ist.

Privater Pkw, nicht im Betriebsvermögen: pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, also Hin- und Rückweg

Motorrad, Motorroller oder andere motorisierte Fahrzeuge im Privatvermögen: 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer

Firmenwagen im Betriebsvermögen: Die Kosten laufen bereits vollständig als Betriebsausgaben, eine Kilometerpauschale gibt es zusätzlich nicht

Bahn, Flug, Fernbus, Taxi, Mietwagen, ÖPNV: tatsächliche Kosten laut Ticket oder Rechnung

Mit der Kilometerpauschale sind alle Kosten des Fahrzeugs abgegolten, auch Sprit, Verschleiß und Versicherung. Parkgebühren, Maut und Fährkosten setzen Sie dagegen gesondert als Reisenebenkosten an. Bußgelder für Falschparken oder zu schnelles Fahren sind nie abziehbar, auch wenn sie auf einer Dienstfahrt entstanden sind.

Bei Bahntickets lohnt ein Blick auf die Umsatzsteuer. Im Fernverkehr der Deutschen Bahn gelten 7 Prozent. Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, holen Sie sich diesen Anteil über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück. Als Kleinunternehmer setzen Sie den Bruttobetrag an.

Übernachtungskosten nur in tatsächlicher Höhe, Frühstück wird herausgerechnet

Arbeitgeber dürfen ihren Angestellten für Inlandsübernachtungen pauschal 20 Euro steuerfrei erstatten. Für Selbstständige gilt das nicht. Laut BMF-Schreiben zum Reisekostenrecht für Unternehmer vom 23. Dezember 2014 setzen Sie Übernachtungen nur in nachgewiesener Höhe an. Ohne Hotelrechnung kein Abzug, auch nicht beim Übernachten bei Freunden.

Das Frühstück im Hotel ist Verpflegung und mit der Pauschale bereits abgegolten. Steht es gesondert auf der Rechnung, streichen Sie diesen Betrag komplett aus den Übernachtungskosten. Weist das Hotel nur einen Gesamtpreis für Zimmer und Frühstück aus, kürzen Sie pauschal um 20 Prozent von 28 Euro, also um 5,60 Euro je Frühstück. Bei Halb- oder Vollpension kommen für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent dazu, also 11,20 Euro pro Mahlzeit.

Auf Hotelrechnungen sehen Sie häufig zwei Steuersätze: 7 Prozent für die Übernachtung, 19 Prozent für Frühstück, Parkplatz oder WLAN. Hat das Hotel einen sogenannten Business-Package-Posten ausgewiesen, prüfen Sie, ob darin Frühstück steckt. Das BMF veröffentlicht die Schreiben zum Reisekostenrecht auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

Reisekosten für Selbstständige im Rechenbeispiel: drei Tage Messe in Frankfurt

Eine selbstständige Grafikdesignerin aus Leipzig besucht eine Fachmesse in Frankfurt am Main. Sie fährt am Montag um 7 Uhr mit ihrem privaten Pkw los und kommt am Mittwoch um 20 Uhr zurück. Sie übernachtet zweimal im Hotel. Der Zimmerpreis beträgt 119 Euro pro Nacht inklusive Frühstück, ohne getrennten Ausweis. Die Strecke beträgt laut Routenplaner 390 Kilometer einfach. Für das Messeparkhaus zahlt sie dreimal 15 Euro. Sie ist Kleinunternehmerin und rechnet deshalb mit Bruttobeträgen.

Verpflegung:

Montag, Anreisetag: 14,00 Euro

Dienstag, voller Kalendertag: 28,00 Euro

Mittwoch, Abreisetag: 14,00 Euro

Summe: 56,00 Euro

Übernachtung:

119,00 Euro minus 5,60 Euro Frühstückskürzung = 113,40 Euro pro Nacht

2 × 113,40 Euro = 226,80 Euro

Fahrt und Nebenkosten:

2 × 390 km = 780 km × 0,30 Euro = 234,00 Euro

Parkgebühren: 3 × 15 Euro = 45,00 Euro

Bei einem persönlichen Grenzsteuersatz von 30 Prozent sinkt ihre Einkommensteuer dadurch um rund 169 Euro, hinzu kommt der Solidaritätszuschlag, falls er bei ihr anfällt. Hätte das Hotel das Frühstück mit 16 Euro gesondert ausgewiesen, läge der abziehbare Übernachtungsbetrag bei 2 × 103 Euro, also 206 Euro. Das ist weniger als bei der pauschalen Kürzung, aber eben der korrekte Wert laut Rechnung.

Grenzfälle: Dreimonatsfrist, Reisen über Mitternacht und Auslandsreisen

Die Verpflegungspauschalen stehen Ihnen am selben auswärtigen Tätigkeitsort nur in den ersten drei Monaten zu. Arbeiten Sie etwa ab dem 1. Februar regelmäßig beim selben Kunden vor Ort, enden die Pauschalen dort mit Ablauf des 30. April. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang, der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle. Die Frist gilt nur bei mindestens drei Tagen pro Woche am selben Ort. Fahren Sie nur einmal wöchentlich hin, läuft sie nicht. Fahrt- und Übernachtungskosten sind von der Dreimonatsfrist nicht betroffen.

Eintägige Reisen über Mitternacht ohne Übernachtung werden zusammengerechnet. Starten Sie um 17 Uhr und kehren am nächsten Morgen um 3 Uhr zurück, sind das zehn Stunden. Sie erhalten einmal 14 Euro, zugeordnet dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit. Mehrere Kurzfahrten an einem Tag addieren Sie ebenfalls. Zwei Kundentermine von je fünf Stunden mit einer Stunde im Büro dazwischen ergeben zusammen zehn Stunden und damit 14 Euro.

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF regelmäßig neu festlegt. Maßgeblich ist das Land, das Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichen. Bei Übernachtungen im Ausland gilt für Selbstständige dasselbe wie im Inland: nur tatsächliche Kosten mit Beleg. Rechnungen in Fremdwährung rechnen Sie zum Kurs am Tag der Zahlung um und legen den Kursnachweis zu den Unterlagen.

Bewirtungen sind kein Reisekostenposten. Laden Sie während der Reise einen Kunden zum Essen ein, laufen diese Kosten über die Bewirtungskosten mit 70 Prozent Abzug und eigenem Bewirtungsbeleg. Ihre Verpflegungspauschale für den Tag bleibt davon getrennt. Mischt sich eine Reise mit Urlaub, etwa drei Tage Messe und vier Tage Strand, ziehen Sie nur die betrieblich veranlassten Tage ab und teilen die Fahrtkosten in der Regel zeitanteilig auf. Wie ein solcher Fall bei Ihnen aufzuteilen ist, kann eine Steuerberaterin verbindlich einschätzen, gerade wenn Familienangehörige mitreisen.

Belege, Aufzeichnungen und Fristen

Das Finanzamt verlangt keinen bestimmten Vordruck. Für jede Reise müssen aber diese Angaben nachvollziehbar sein:

Datum und Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr

Reiseziel mit Anschrift

Betrieblicher Anlass, etwa „Kundentermin Firma X, Abstimmung Website-Relaunch“

Gefahrene Kilometer bei Nutzung des Privat-Pkw

Originalbelege für Tickets, Hotel, Parken, Maut

Eine einfache Tabelle in einer Tabellenkalkulation reicht als Reisekostenabrechnung, eine Buchhaltungssoftware ist dafür nicht zwingend. Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, Ihr Name muss darauf nicht stehen. Darüber braucht die Hotelrechnung Ihren Namen und Ihre Anschrift, sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Buchungsbelege bewahren Sie seit 2025 acht Jahre auf, die frühere Frist von zehn Jahren wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV verkürzt. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Die Reisekosten machen Sie über die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanz in der Steuererklärung geltend. Für das Steuerjahr 2025 endet die Abgabefrist ohne Steuerberatung am 31. Juli 2026. Wer zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag von 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer je angefangenem Monat, mindestens 25 Euro pro Monat.

Häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Der teuerste Fehler betrifft das Hotelfrühstück. Viele Selbstständige setzen den vollen Zimmerpreis an und zusätzlich die Verpflegungspauschale. Damit ist das Frühstück doppelt abgezogen. Bei einer Betriebsprüfung fällt das sofort auf, weil Prüfer gezielt Hotelrechnungen durchsehen.

Ebenfalls verbreitet ist die falsche Kilometerberechnung. Die 0,30 Euro gelten je gefahrenem Kilometer, also für Hin- und Rückweg. Wer nur die einfache Strecke ansetzt, verschenkt die Hälfte. Wer umgekehrt bei der Fahrt ins eigene Büro die Kilometerpauschale für Reisen ansetzt statt der Entfernungspauschale, rechnet zu viel ab. Ein dritter Klassiker sind fehlende Uhrzeiten. Ohne sie lässt sich die Achtstundengrenze nicht nachweisen, und das Finanzamt kann die Pauschalen streichen.

FAQ zu Reisekosten für Selbstständige

Kann ich die 20-Euro-Übernachtungspauschale ansetzen, wenn ich keine Rechnung habe?

Nein. Diese Pauschale ist für die steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber gedacht. Selbstständige können Übernachtungen nur mit Beleg geltend machen.

Gilt die Verpflegungspauschale auch, wenn ich im Nebenerwerb selbstständig bin?

Ja, die Regeln hängen nicht davon ab, ob die Selbstständigkeit Haupt- oder Nebenerwerb ist. Entscheidend ist, dass die Reise durch Ihren Betrieb veranlasst ist. Eine Reise zum Arbeitgeber Ihres Angestelltenjobs gehört dort in die Werbungskosten.

Muss ich bei einer Einladung durch den Kunden die Pauschale kürzen?

Diese Frage regelt das genannte BMF-Schreiben für Unternehmer gesondert, die Auslegung im Einzelfall ist nicht immer eindeutig. Dokumentieren Sie solche Mahlzeiten und klären Sie wiederkehrende Fälle mit Ihrer Steuerberatung.

Darf ich ein E-Bike oder Fahrrad mit Kilometerpauschale abrechnen?

Für Fahrräder gibt es keine gesetzliche Kilometerpauschale. Sie können die tatsächlichen Kosten anteilig ansetzen, wenn Sie diese nachweisen.