Bewirtungskosten absetzen: 70-Prozent-Regel, Bewirtungsbeleg und Vorsteuerabzug mit Rechenbeispiel

Ein Geschäftsessen mit einem Kunden ist steuerlich zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die Vorsteuer aus der Restaurantrechnung holen Sie sich dagegen vollständig vom Finanzamt zurück, sofern der Beleg alle Pflichtangaben enthält. Wer Bewirtungskosten absetzen will, scheitert in der Praxis selten am Prozentsatz. Häufiger fehlt eine Angabe auf dem Beleg, oder die Kosten landen auf dem falschen Konto. Beides kann den gesamten Abzug kosten. Alle Zahlen in diesem Artikel haben den Stand Januar 2026.

Bewirtungskosten absetzen: 70 Prozent Betriebsausgabe, 100 Prozent Vorsteuer

Die Regel lautet: Angemessene Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass mindern den Gewinn zu 70 Prozent. Die restlichen 30 Prozent sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Sie werden gebucht, erhöhen aber den steuerpflichtigen Gewinn wieder. Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes. Dort steht auch, welche Nachweise Sie führen müssen.

Für die Umsatzsteuer gilt eine eigene Regel. Nach § 15 Abs. 1a UStG ist der Vorsteuerabzug nur ausgeschlossen, soweit Bewirtungskosten unangemessen oder nicht nachgewiesen sind. Für angemessene und belegte Aufwendungen ziehen Sie die Vorsteuer also zu 100 Prozent ab, obwohl ertragsteuerlich nur 70 Prozent zählen. Diese Aufteilung verwechseln viele Gründer und kürzen die Vorsteuer fälschlich mit.

Was als angemessen gilt, legt kein Gesetz in Euro fest. Das Finanzamt beurteilt das nach der allgemeinen Verkehrsauffassung, also danach, was in Ihrer Branche bei vergleichbarem Anlass üblich ist. Ein Abendessen für 80 Euro pro Person mit einem Auftraggeber wirft keine Fragen auf. Ein Champagner-Abend für 600 Euro pro Kopf mit einem Kleinkunden schon. Den unangemessenen Teil streicht das Finanzamt komplett, die anteilige Vorsteuer gleich mit.

Diese Pflichtangaben gehören auf den Bewirtungsbeleg

Der Nachweis besteht aus zwei Teilen: der Rechnung der Gaststätte und Ihren eigenen Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Die Anforderungen an Gaststättenrechnungen hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 konkretisiert. Sie finden es auf der Seite des Bundesfinanzministeriums über die Suche nach „Bewirtungsaufwendungen“. Seit dem 1. Januar 2023 müssen Rechnungen aus elektronischen Kassen die Angaben der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung enthalten, kurz TSE.

Die Rechnung des Restaurants muss maschinell erstellt sein und folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift der Gaststätte

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastwirts

Ausstellungsdatum und Tag der Bewirtung

fortlaufende Rechnungsnummer oder Transaktionsnummer

Speisen und Getränke einzeln aufgeschlüsselt; „Speisen und Getränke“ als Sammelbegriff genügt nicht

Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz sowie den Bruttobetrag

TSE-Angaben: Seriennummer des Sicherheitsmoduls, Transaktionsnummer, Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs

bei Rechnungen über 250 Euro brutto zusätzlich Ihren Namen als Bewirtenden, eingetragen vom Gastwirt

Bis 250 Euro brutto handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, Ihr Name ist dann entbehrlich. Seit 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Auf einer korrekten Rechnung stehen deshalb in aller Regel zwei Steuersätze.

Ihre eigenen Angaben ergänzen Sie auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem Vordruck, der fest mit ihr verbunden wird. Diese Tabelle können Sie direkt übernehmen:

Beim Anlass reichen Begriffe wie „Geschäftsessen“, „Kundenpflege“ oder „Arbeitsessen“ nicht aus. Nennen Sie das konkrete Projekt oder Thema. Bei den Teilnehmern gehören alle Namen auf den Beleg, auch Ihr eigener und der Ihrer Mitarbeiter. Bei größeren Gruppen, etwa einer Messeveranstaltung, akzeptiert die Finanzverwaltung eine Sammelangabe wie „28 Teilnehmer der Händlerschulung“, wenn eine Teilnehmerliste existiert.

Digitale Belege sind zulässig. Erhalten Sie die Rechnung elektronisch oder scannen Sie sie ein, dürfen Sie Anlass und Teilnehmer ebenfalls digital ergänzen. Das BMF-Schreiben verlangt dann eine digitale Unterschrift oder Genehmigung, eine zeitnahe Erfassung und eine Ablage, in der nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben.

Trinkgeld richtig nachweisen

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und unterliegt damit ebenfalls der 70-Prozent-Regel. Es enthält keine Umsatzsteuer, weil der Gastwirt dafür keine Leistung abrechnet. Sie ziehen aus dem Trinkgeld also keine Vorsteuer.

Weil Trinkgeld meist nicht auf der Kassenrechnung steht, brauchen Sie einen eigenen Nachweis. Drei Wege werden anerkannt:

1.Die Bedienung quittiert den Betrag handschriftlich auf der Rechnung, etwa „20,00 Euro Trinkgeld erhalten“, mit Unterschrift.

2.Sie zahlen mit Karte und rechnen das Trinkgeld in den Kartenbetrag ein. Der Kartenbeleg weist dann den höheren Gesamtbetrag aus.

3.Das Restaurant erfasst das Trinkgeld im Kassensystem, sodass es auf dem Bon erscheint.

Eine bloße eigene Notiz auf dem Beleg reicht nicht. In Betriebsprüfungen streichen Prüfer Trinkgeld ohne Fremdnachweis regelmäßig. Bei Barzahlung lohnt es sich deshalb, die Bedienung direkt um eine kurze Quittierung zu bitten.

Rechenbeispiel: Geschäftsessen über 199,80 Euro plus 20 Euro Trinkgeld

Eine Grafikdesignerin lädt im Januar 2026 zwei Ansprechpartner eines Kunden zum Abendessen ein. Sie ist regelbesteuert, gibt monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen ab und ermittelt ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Rechnung des Restaurants sieht so aus:

Der Rechenweg in drei Schritten:

1.Vorsteuer: 8,40 Euro plus 11,40 Euro ergeben 19,80 Euro. Dieser Betrag ist voll abziehbar und kommt in die Voranmeldung für Januar.

2.Bemessungsgrundlage für die Betriebsausgabe: 180,00 Euro netto plus 20,00 Euro Trinkgeld ergeben 200,00 Euro.

3.Aufteilung: 70 Prozent von 200,00 Euro sind 140,00 Euro abziehbare Betriebsausgabe. Die übrigen 60,00 Euro sind nicht abziehbar.

Bei einem angenommenen persönlichen Grenzsteuersatz von 30 Prozent spart die Designerin durch die 140 Euro Betriebsausgabe rund 42 Euro Einkommensteuer, ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Hinzu kommen die 19,80 Euro Vorsteuer. Von den 219,80 Euro, die das Essen tatsächlich gekostet hat, trägt sie im Ergebnis rund 158 Euro selbst.

Wäre sie Kleinunternehmerin nach § 19 UStG, sähe die Rechnung anders aus. Ohne Vorsteuerabzug zählt der Bruttobetrag: 199,80 Euro plus 20,00 Euro Trinkgeld ergeben 219,80 Euro. Davon sind 70 Prozent, also 153,86 Euro, abziehbar, 65,94 Euro nicht. Weil die Rechnung unter 250 Euro liegt, muss ihr Name nicht darauf stehen. Bei 260 Euro Rechnungsbetrag müsste der Gastwirt ihn eintragen.

Wann die 70-Prozent-Regel nicht gilt

Der wichtigste Teil der Prüfung ist die Frage, ob überhaupt eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vorliegt. Davon hängt ab, ob 70 Prozent, 100 Prozent oder gar nichts abziehbar ist.

Voll abziehbar, also zu 100 Prozent, sind diese Fälle:

Aufmerksamkeiten in geringem Umfang bei betrieblichen Besprechungen, etwa Kaffee, Tee, Wasser und Gebäck. Die Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.10 Abs. 5 EStR) werten das ausdrücklich nicht als Bewirtung.

Bewirtung ausschließlich eigener Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass, etwa bei einer Weihnachtsfeier oder einem Teamessen. Hier greift die Kürzung nicht. Lohnsteuerlich gilt für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer und Veranstaltung.

Bewirtung als eigene Leistung im Betrieb, etwa bei einem Caterer, der Speisen an zahlende Kunden ausgibt, oder bei Produktverkostungen eines Lebensmittelherstellers.

Bei der Bewirtung von Mitarbeitern kommt es auf die Zusammensetzung an. Sitzt beim Kundenessen auch Ihr Mitarbeiter mit am Tisch, fällt sein Anteil unter die 70-Prozent-Regel, weil der Anlass geschäftlich ist. Das gilt ebenso für Ihren eigenen Anteil. Eine Aufteilung nach Köpfen findet nicht statt.

Gar nicht abziehbar sind Bewirtungen, die privat mitveranlasst sind. Dazu zählen Einladungen zum eigenen Geburtstag, auch wenn Kunden darunter sind, oder Essen mit Geschäftsfreunden in Ihrer Privatwohnung. Hier unterstellt die Finanzverwaltung einen privaten Charakter. Ein Abendessen allein, etwa auf Geschäftsreise, ist ebenfalls keine Bewirtung. Für Sie selbst gelten dann die Regeln zum Verpflegungsmehraufwand.

Bewirtungen im Ausland behandeln die meisten Gründer zu streng. Die TSE-Anforderungen gelten nur für deutsche Kassensysteme. Eine ordnungsgemäße ausländische Rechnung genügt, die eigenen Angaben zu Anlass und Teilnehmern brauchen Sie trotzdem. Ausländische Umsatzsteuer können Sie nicht über die deutsche Voranmeldung ziehen, allenfalls über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren.

Bei größeren Veranstaltungen mit gemischtem Publikum oder bei Bewirtungen, die regelmäßig mehrere hundert Euro kosten, lohnt sich ein Gespräch mit einer Steuerberaterin, bevor die erste Rechnung gebucht wird.

Bewirtungskosten verbuchen: getrennte Konten sind Pflicht

§ 4 Abs. 7 EStG verlangt, dass Bewirtungskosten einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Die Rechtsprechung legt das streng aus: Fehlt die getrennte Aufzeichnung, ist der gesamte Betrag nicht abziehbar, also auch die 70 Prozent. Ein gemeinsames Konto „Reisekosten und Bewirtung“ reicht nicht.

Im DATEV-Kontenrahmen SKR03 buchen Sie den abziehbaren Teil auf Konto 4650 „Bewirtungskosten“ und den nicht abziehbaren Teil auf 4654 „Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“. Im SKR04 heißen die Konten 6640 und 6644. Für das Beispiel oben ergeben sich diese Buchungen:

Buchhaltungsprogramme nehmen Ihnen die Aufteilung meist ab, sobald Sie die Kategorie „Bewirtung“ wählen. Nötig ist eine Software dafür nicht. Wer seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung in einer Tabelle führt, legt zwei eigene Spalten für den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil an. In der Anlage EÜR tragen Sie beide Beträge in die dafür vorgesehenen Zeilen ein. Für die Gewerbesteuer wird der nicht abziehbare Teil automatisch dem Gewinn hinzugerechnet, weil er schon aus der Einkommensteuer herausfällt.

Fristen, Aufbewahrung und die drei häufigsten Fehler

Die Vorsteuer ziehen Sie in der Voranmeldung für den Zeitraum, in dem die Rechnung vorliegt und die Leistung erbracht wurde. Monatszahler melden bis zum 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Die eigenen Angaben zu Anlass und Teilnehmern müssen zeitnah entstehen. Ein Zeitraum ist gesetzlich nicht festgelegt, Belege, die erst bei Erstellung des Jahresabschlusses ergänzt werden, gelten in Prüfungen aber als unglaubwürdig.

Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für sie nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg gebucht wurde. Eine Restaurantrechnung aus dem Januar 2026 dürfen Sie also ab dem 1. Januar 2035 vernichten. Thermopapier verblasst oft nach wenigen Jahren, scannen Sie es deshalb direkt ein.

Diese Fehler führen in Betriebsprüfungen am häufigsten zu Nachzahlungen:

1.Unvollständige Angaben zum Anlass. „Kundengespräch“ ohne Thema führt zur Streichung des gesamten Betrags samt Vorsteuer.

2.Alle Bewirtungskosten auf einem Konto gebucht. Ohne getrennte Aufzeichnung entfällt der Abzug vollständig.

3.Vorsteuer auf 70 Prozent gekürzt. Das ist kein Risiko für eine Nachzahlung, Sie verschenken aber Geld, im Beispiel 5,94 Euro je Essen.

Fehlende Angaben auf der Gaststättenrechnung, etwa die TSE-Daten, können Sie nicht selbst nachtragen. Lassen Sie sich in diesem Fall vom Restaurant eine korrigierte Rechnung ausstellen, solange der Vorgang noch nachvollziehbar ist.

FAQ zu Bewirtungskosten

Kann ich Bewirtungskosten absetzen, wenn ich bar ohne Rechnung bezahlt habe?

Nein. Bei Bewirtungen in Gaststätten verlangt das Gesetz ausdrücklich die Rechnung als Teil des Nachweises. Ein Eigenbeleg ersetzt sie nicht. Ohne Rechnung entfallen Betriebsausgabe und Vorsteuer.

Gilt die 70-Prozent-Regel auch für Geschenke an Kunden?

Nein, für Geschenke gilt eine eigene Vorschrift in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG mit einer Wertgrenze je Empfänger und Jahr. Eine Einladung zum Essen ist eine Bewirtung, ein Restaurantgutschein dagegen ein Geschenk.

Muss ich bei jeder Bewirtung Ihren Namen auf die Rechnung schreiben lassen?

Erst ab 250 Euro brutto. Darunter handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung, bei der der Name des Bewirtenden fehlen darf.

Was gilt, wenn ein Kunde mich einlädt?

Dann haben Sie keine Kosten und nichts abzusetzen. Der Kunde zieht die Bewirtung bei sich nach den hier beschriebenen Regeln ab.

Kann ich die Bewirtung eines potenziellen Kunden absetzen, auch wenn kein Auftrag zustande kommt?

Ja. Entscheidend ist der geschäftliche Anlass zum Zeitpunkt des Essens. Halten Sie im Anlass fest, worum es ging, etwa „Angebotsbesprechung Webshop“.