Unbezahlte Rechnungen eintreiben: Zahlungserinnerung, Verzugszinsen und Mahnbescheid mit Musterablauf

Eine unbezahlte Rechnung ist zuerst ein Liquiditätsproblem und erst später ein juristisches. Wer unbezahlte Rechnungen eintreiben muss, braucht deshalb einen festen Ablauf mit klaren Fristen. Zahlt ein Geschäftskunde nicht, ist er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Ab diesem Tag stehen Ihnen gesetzliche Verzugszinsen und eine Pauschale von 40 Euro zu. Reicht auch eine Mahnung nicht, bekommen Sie über das gerichtliche Mahnverfahren einen vollstreckbaren Titel, ohne eine Klage schreiben zu müssen. Alle Zinssätze in diesem Artikel haben den Stand Januar 2026.

Betroffen sind vor allem Freiberufler und kleine Betriebe, die auf Rechnung leisten: Grafikerinnen, Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister, Berater. Ein einziger Ausfall von einigen tausend Euro kann hier die Umsatzsteuervorauszahlung oder die Miete gefährden. Bei der Soll-Versteuerung haben Sie die Umsatzsteuer auf die offene Rechnung außerdem bereits ans Finanzamt abgeführt.

Zahlungsverzug beginnt mit Fälligkeit, Zugang und Fristablauf

Verzug ist der Rechtsbegriff, an dem alles Weitere hängt. Erst ab dem Verzugsbeginn dürfen Sie Zinsen und Pauschale verlangen. Eine freundliche Erinnerung vor diesem Zeitpunkt ist erlaubt, löst aber keine Ansprüche aus. Die Regeln dazu stehen in § 286 BGB.

Das Gesetz kennt drei Wege in den Verzug. Der häufigste im Alltag ist die Mahnung nach Fälligkeit: Sie fordern den Kunden nach Ablauf des Zahlungsziels eindeutig zur Zahlung auf. Der zweite Weg ist ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel. Steht auf der Rechnung „zahlbar bis 15. März 2026“, tritt der Verzug am 16. März ohne jede Mahnung ein. Eine Formulierung wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt“ ist ebenfalls berechenbar, wenn das Zahlungsziel vorher vereinbart war, etwa im Angebot oder in den AGB. Der dritte Weg ist die 30-Tage-Regel für Entgeltforderungen, die ohne Ihr Zutun greift.

Prüfschema: So ordnen Sie Ihren Fall ein

Gehen Sie die folgenden Fragen der Reihe nach durch. Die Antworten bestimmen, ab welchem Tag der Verzug läuft und welcher Zinssatz gilt.

1.Ist die Forderung fällig? Ohne vereinbartes Zahlungsziel ist eine Rechnung sofort fällig. Zwischen Unternehmen sind Zahlungsfristen von mehr als 60 Tagen nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für Sie nicht grob unbillig sind.

2.Steht auf der Rechnung ein festes Datum? Dann beginnt der Verzug am Folgetag, ganz ohne Mahnung.

3.Können Sie den Zugang der Rechnung nachweisen? Für die 30-Tage-Regel kommt es auf den Zugang an, nicht auf das Rechnungsdatum.

4.Ist der Kunde Verbraucher oder Unternehmer? Bei Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur, wenn Sie auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben. Fehlt der Hinweis, brauchen Sie eine Mahnung oder ein festes Zahlungsdatum.

5.Hat der Kunde die Zahlung endgültig verweigert? Eine ernsthafte und endgültige Weigerung führt ebenfalls sofort in den Verzug.

Ein Sonderfall betrifft Geschäftskunden, bei denen unklar ist, wann die Rechnung angekommen ist. Hier läuft die 30-Tage-Frist ab dem Empfang Ihrer Leistung. Für Sie bedeutet das: Ein Lieferschein mit Unterschrift oder eine Abnahmebestätigung per E-Mail ist ein wertvolles Beweisstück.

Wer regelmäßig an Privatkunden leistet, sollte den Verbraucherhinweis fest in die Rechnungsvorlage übernehmen. Eine gängige Formulierung lautet: „Sie kommen ohne weitere Mahnung in Verzug, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen.“

Verzugszinsen 2026: 10,27 Prozent bei Geschäftskunden, 6,27 Prozent bei Verbrauchern

Die Höhe der Verzugszinsen ist an den Basiszinssatz gekoppelt. Den Basiszinssatz passt die Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli an. Seit dem 1. Juli 2025 liegt er bei 1,27 Prozent und gilt auch für das erste Halbjahr 2026; den aktuellen Wert finden Sie bei der Deutschen Bundesbank. Auf diesen Wert schlägt das Gesetz einen festen Aufschlag.

Die Pauschale von 40 Euro steht Ihnen gegenüber jedem Schuldner zu, der kein Verbraucher ist. Sie soll die internen Kosten der Beitreibung abgelten und fällt pro verspäteter Rechnung einmal an, nicht pro Mahnschreiben. Schalten Sie später einen Anwalt oder ein Inkassobüro ein, werden die 40 Euro auf diese Kosten angerechnet. Sie bekommen die Pauschale also nicht zusätzlich zu den vollen Anwaltskosten.

Für Verzugszinsen und Pauschale stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung. Beides ist Schadensersatz und kein Entgelt für eine Leistung. Bei Verbrauchern bleiben Ihnen neben den Zinsen nur nachweisbare Kosten der Rechtsverfolgung nach Verzugsbeginn, etwa Porto für ein Einschreiben.

Rechenbeispiel: 4.800 Euro offen, 60 Tage im Verzug

Eine Webdesignerin stellt einer GmbH 4.800 Euro brutto in Rechnung, vermerkt ist „zahlbar bis 15. März 2026“. Der Kunde reagiert nicht. Am 14. Mai 2026 geht das Geld nach zwei Mahnungen ein. Wie viel darf sie zusätzlich verlangen?

Der Verzug beginnt am 16. März 2026, weil das Zahlungsdatum kalendermäßig bestimmt war. Bis zum Zahlungseingang am 14. Mai zählen die Verzugstage so:

16. bis 31. März: 16 Tage

April: 30 Tage

1. bis 14. Mai: 14 Tage

Summe: 60 Tage

Gerechnet wird mit der Formel Forderung × Zinssatz × Tage ÷ 365. Grundlage ist der Bruttobetrag, denn der Kunde schuldet die gesamte Rechnungssumme.

Zinsen: 4.800 Euro × 10,27 % × 60 ÷ 365 = 81,03 Euro

Pauschale: 40,00 Euro

Gesamtanspruch zusätzlich zur Rechnung: 121,03 Euro

Wäre der Kunde eine Privatperson, läge der Zinssatz bei 6,27 Prozent. Die Rechnung lautet dann 4.800 Euro × 6,27 % × 60 ÷ 365 = 49,47 Euro, eine Pauschale gibt es nicht. Läuft ein Verzug über den 1. Juli hinaus, müssen Sie den Zeitraum teilen und für jedes Halbjahr mit dem dann gültigen Basiszinssatz rechnen.

Musterablauf: Von der Zahlungserinnerung bis zum Mahnbescheid

Das Gesetz schreibt keine drei Mahnungen vor. Diese Zahl ist ein verbreiteter Irrtum, der Gläubiger oft Wochen kostet. Rechtlich genügt eine einzige eindeutige Mahnung, und bei festem Zahlungsdatum braucht es nicht einmal diese. Der folgende Ablauf hat sich trotzdem bewährt, weil er Kundenbeziehungen schont und gleichzeitig Druck aufbaut.

Die Zahlungserinnerung darf beiläufig klingen, denn oft liegt die Rechnung schlicht im falschen Postfach. Ab der eigentlichen Mahnung nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und den Verzugsbeginn. Beziffern Sie die bis dahin aufgelaufenen Zinsen und die Pauschale, damit der Kunde den Gesamtbetrag sieht. Setzen Sie ein konkretes Datum statt „umgehend“.

Den Zugang Ihrer Mahnung müssen im Streitfall Sie beweisen. Bei der letzten Mahnung lohnt sich deshalb ein Einwurf-Einschreiben, bei dem die Post die Zustellung dokumentiert. Eine E-Mail mit Lesebestätigung ist schwächer, weil der Empfänger die Bestätigung unterdrücken kann. Hat der Kunde zwischendurch telefonisch zugesagt, notieren Sie Datum, Uhrzeit und Gesprächspartner und bestätigen Sie die Zusage kurz per E-Mail.

Mahnbescheid beantragen: Ablauf, Kosten und Widerspruch

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein Formularverfahren. Das Gericht prüft nicht, ob Ihre Forderung berechtigt ist, sondern nur, ob der Antrag formal stimmt. Das macht es schnell und günstig, solange der Kunde die Forderung nicht bestreitet. Den Antrag stellen Sie über das Portal Online-Mahnantrag der Länder. Zuständig ist das zentrale Mahngericht des Bundeslands, in dem Sie Ihren Sitz haben, das Portal leitet Sie automatisch dorthin.

Ohne Anwalt haben Sie zwei Wege. Sie füllen das Formular online aus und drucken es als Barcode-Antrag, den Sie unterschrieben per Post schicken. Alternativ reichen Sie den Antrag rein elektronisch ein, etwa mit der Online-Ausweisfunktion Ihres Personalausweises. Für den Antrag brauchen Sie:

vollständige Anschrift und bei Firmen die korrekte Rechtsform des Schuldners

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum als Bezeichnung der Forderung

den Hauptbetrag, die Zinsen mit Zinssatz und Zinsbeginn sowie die Pauschale als Nebenforderung

Ihre Bankverbindung

Für den Mahnbescheid fällt eine halbe Gerichtsgebühr nach dem Gerichtskostengesetz an. Ihre Höhe richtet sich nach dem Streitwert; das Portal zeigt den genauen Betrag vor dem Absenden an. Die Gebühr zahlen Sie zunächst selbst, sie wird aber Teil der Forderung gegen den Schuldner.

Nach der Zustellung hat der Schuldner zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Zahlt er nicht und widerspricht nicht, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Dafür haben Sie höchstens sechs Monate ab Zustellung des Mahnbescheids, danach verfällt seine Wirkung. Auch gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner binnen zwei Wochen Einspruch einlegen, der Bescheid ist aber sofort ein Vollstreckungstitel. Mit ihm beauftragen Sie den Gerichtsvollzieher oder beantragen eine Kontopfändung. Ein solcher Titel verjährt erst nach 30 Jahren.

Legt der Kunde Widerspruch ein, endet der schnelle Weg. Das Verfahren geht nur weiter, wenn Sie die restlichen Gerichtskosten einzahlen und die Abgabe an das Streitgericht beantragen. Dort müssen Sie Ihre Forderung schriftlich begründen und belegen.

Häufige Fehler, die Sie Geld oder Zeit kosten

Der teuerste Fehler ist die übersehene Verjährung. Forderungen verjähren regulär nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Eine Rechnung aus dem Juni 2023 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Mahnschreiben ändern daran nichts. Erst ein beantragter und demnächst zugestellter Mahnbescheid hemmt die Verjährung. Wer im Dezember aufräumt, sollte deshalb alle offenen Posten aus dem drittletzten Jahr prüfen.

Weitere Fehler aus der Praxis:

Falscher Schuldner im Antrag: Die „Müller Haustechnik“ ist rechtlich vielleicht Herr Müller als Einzelunternehmer oder eine GmbH. Ein Blick ins Impressum oder ins Handelsregister vor dem Antrag erspart einen neuen Anlauf.

Fantasiegebühren in der Mahnung: Pauschalen wie „15 Euro Mahngebühr“ zusätzlich zu den 40 Euro sind nicht durchsetzbar und liefern dem Kunden ein Argument.

Zinsen ab Rechnungsdatum: Verzugszinsen laufen erst ab Verzugsbeginn, nie ab dem Tag der Rechnungsstellung.

Mahnbescheid bei bestrittener Leistung: Rügt der Kunde Mängel, endet das Mahnverfahren fast sicher im Widerspruch. Hier ist ein Gespräch oder direkt anwaltliche Hilfe meist der kürzere Weg.

Vorbeugend helfen ein festes Zahlungsdatum auf jeder Rechnung und bei größeren Aufträgen Abschlagszahlungen. Bei Neukunden mit hohem Auftragsvolumen ist eine Vorauszahlung von einem Teil der Summe üblich und selten ein Grund, den Auftrag zu verlieren.

Anwalt oder Inkasso: Wann sich externe Hilfe rechnet

Für eine unbestrittene Forderung gegen einen erreichbaren Schuldner brauchen Sie keine Hilfe, das Mahnverfahren ist für Laien gebaut. Anders sieht es aus, wenn der Kunde Mängel behauptet, mit Gegenforderungen aufrechnet oder Widerspruch einlegt. Dann geht es um Beweise und Verfahrensrecht, und in diesem Fall gehört eine Anwältin für Zivilrecht an den Tisch.

Befindet sich der Schuldner bereits in Verzug, muss er die Kosten eines Anwalts oder Inkassobüros grundsätzlich ersetzen, soweit diese angemessen sind. Das hilft Ihnen aber nur, wenn beim Schuldner etwas zu holen ist. Ist er zahlungsunfähig, bleiben Sie auf den Kosten sitzen. Bei kleinen Beträgen und unsicherer Bonität ist der eigene Mahnbescheid deshalb oft das wirtschaftlichere Mittel. Ihre IHK oder Handwerkskammer bietet Mitgliedern häufig eine kostenlose Erstberatung zu Forderungsfragen.

FAQ

Darf ich die Arbeit einstellen, bis der Kunde zahlt?

Bei laufenden Aufträgen haben Sie in vielen Fällen ein Zurückbehaltungsrecht, wenn der Kunde fällige Zahlungen aus demselben Vertrag nicht leistet. Ob es im Einzelfall greift, hängt vom Vertrag ab. Kündigen Sie das Zurückbehalten schriftlich an, damit der Kunde Ihnen später keine Vertragsverletzung vorwerfen kann.

Kann ich auch eine Privatperson per Mahnbescheid belangen?

Ja, das Mahnverfahren steht für Geldforderungen gegen jeden Schuldner offen. Gegenüber Verbrauchern verlangen Sie die niedrigeren Zinsen und keine 40-Euro-Pauschale.

Was passiert, wenn der Kunde nur einen Teil zahlt?

Teilzahlungen werden nach der gesetzlichen Reihenfolge zuerst auf die Kosten, dann auf die Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung angerechnet, sofern der Kunde nichts anderes bestimmt. Für den Restbetrag läuft der Verzug weiter, und Sie rechnen die Zinsen ab dem Zahlungstag nur noch auf die verbleibende Summe.

Muss ich die offene Umsatzsteuer weiter vorfinanzieren?

Bei Soll-Versteuerung wird eine Forderung erst dann umsatzsteuerlich berichtigt, wenn sie tatsächlich uneinbringlich ist, etwa nach erfolgloser Vollstreckung oder Insolvenz des Kunden. Ein bloßer Zahlungsverzug reicht dafür nicht. Wann genau die Grenze zur Uneinbringlichkeit überschritten ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.