GmbH gründen: 25.000 Euro Stammkapital, Notartermin und Handelsregister mit Rechenbeispiel

Wer eine GmbH gründen will, braucht einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag, ein Stammkapital von 25.000 Euro und eine Eintragung im Handelsregister. Bei der Anmeldung müssen davon mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein. Notar und Registergericht kosten bei einer Bargründung je nach Variante grob zwischen 450 und 1.400 Euro. Das Stammkapital selbst ist dabei kein Kostenfaktor, denn es bleibt Vermögen der Gesellschaft.

Alle Angaben entsprechen dem Stand Januar 2026. Die Notar- und Gerichtsgebühren sind zum 1. Juni 2025 durch das Kostenrechtsänderungsgesetz 2025 gestiegen. Viele Kostenrechner im Netz arbeiten deshalb noch mit alten Werten. Dieser Artikel zeigt den Ablauf vom ersten Notartermin bis zur Meldung im Transparenzregister. Er erklärt außerdem, wann das Musterprotokoll genügt und wie Sie Ihr Gründungsbudget realistisch planen.

Vor der Anmeldung müssen mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein

Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt nach § 5 GmbHG 25.000 Euro. Es muss nicht vollständig am Gründungstag auf dem Konto liegen. Entscheidend ist eine doppelte Untergrenze aus § 7 Absatz 2 GmbHG: Auf jeden Geschäftsanteil muss mindestens ein Viertel eingezahlt sein. Zusätzlich müssen alle Einzahlungen zusammen mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals erreichen, also 12.500 Euro. Die Anmeldung zum Handelsregister darf erst erfolgen, wenn beide Bedingungen erfüllt sind.

Der nicht eingezahlte Rest bleibt eine offene Forderung der Gesellschaft gegen die Gesellschafter. Die Geschäftsführung kann ihn per Gesellschafterbeschluss jederzeit einfordern. Im Insolvenzfall verlangt ihn der Insolvenzverwalter. Wer nur die Hälfte einzahlt, spart also Liquidität, aber keine Haftung.

Für Sacheinlagen gelten strengere Regeln. Bringen Sie statt Geld etwa ein Fahrzeug, Maschinen oder ein bestehendes Einzelunternehmen ein, muss diese Einlage vor der Anmeldung vollständig geleistet sein. Hinzu kommen ein Sachgründungsbericht und Nachweise über den Wert. Dafür genügt das Musterprotokoll nicht mehr. Der Notar wird außerdem eine Bewertung verlangen, und das Registergericht prüft genauer.

Wer die 12.500 Euro nicht aufbringen kann, gründet häufig eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt). Sie ist mit einem Euro Stammkapital möglich. Allerdings muss sie ein Viertel ihres Jahresüberschusses in eine Rücklage einstellen, bis das Kapital einer regulären GmbH erreicht ist.

Musterprotokoll oder individuelle Satzung: wann die günstige Variante passt

Das Musterprotokoll ist ein gesetzlich vorgegebener Vordruck aus der Anlage zum GmbHG. Es ist Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem Dokument. Zulässig ist es bei höchstens drei Gesellschaftern und genau einem Geschäftsführer, und zwar nur bei einer Bargründung. Der Kostenvorteil ergibt sich aus dem Gerichts- und Notarkostengesetz. Bei einer Gründung mit Musterprotokoll entfällt der Mindestgeschäftswert von 30.000 Euro, der sonst für Gesellschaftsverträge gilt. Die Gebühren richten sich dann nach dem tatsächlichen Stammkapital.

Der Preis für die niedrigere Gebühr ist Starrheit. Im Musterprotokoll dürfen Sie praktisch nichts ändern. Es fehlen Regelungen, die bei mehreren Gesellschaftern oft wichtig werden:

Zustimmungspflicht, bevor ein Gesellschafter seine Anteile verkauft

Einziehung von Anteilen bei Tod, Insolvenz oder Ausscheiden eines Gesellschafters

Abfindungsregeln und Wettbewerbsverbote

abweichende Mehrheiten bei Gesellschafterbeschlüssen

ein abweichendes Geschäftsjahr

Bei einer Ein-Personen-GmbH stören diese Lücken selten. Bei zwei oder drei Gesellschaftern sieht das anders aus: Fehlt eine Einziehungsklausel, können nach dem Tod eines Partners dessen Erben in der Gesellschaft sitzen. Wer die Satzung später umstellt, zahlt erneut Notar und Registergericht. Damit ist der anfängliche Spareffekt oft aufgebraucht. Ob eine individuelle Satzung nötig ist, klären Sie am besten vor dem Termin mit dem Notar oder einer Anwältin für Gesellschaftsrecht.

GmbH gründen in sieben Schritten bis zur Eintragung

Der Ablauf ist bundesweit gleich. Unterschiede gibt es bei der Bearbeitungsdauer der Registergerichte. Die Dauerangaben unten sind Erfahrungswerte und keine gesetzlichen Fristen.

1.Firmennamen prüfen lassen. Zuständig ist die örtliche IHK, die Prüfung ist bei vielen Kammern kostenlos. Rechnen Sie mit einigen Tagen. So vermeiden Sie, dass das Registergericht die Firma beanstandet.

2.Notartermin vorbereiten. Sie schicken dem Notar Angaben zu Gesellschaftern, Anteilen, Sitz, Unternehmensgegenstand und Geschäftsführer. Der Notar erstellt die Entwürfe. Termine sind meist innerhalb von ein bis drei Wochen frei.

3.Beurkundung. Beim Notar unterschreiben Sie Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste. Die Handelsregisteranmeldung wird beglaubigt. Der Geschäftsführer versichert schriftlich, dass keine Bestellungshindernisse vorliegen, etwa eine Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung. Der Termin dauert in der Regel unter einer Stunde.

4.Konto eröffnen. Bei einer Bank Ihrer Wahl eröffnen Sie ein Geschäftskonto für die "GmbH in Gründung". Die Bank verlangt dafür die beurkundete Gründungsurkunde. Die Gebühren hängen vom Kontomodell ab.

5.Stammkapital einzahlen. Mindestens 12.500 Euro gehen auf das neue Konto. Den Nachweis, meist einen Kontoauszug oder eine Bankbestätigung, reichen Sie beim Notar ein.

6.Elektronische Anmeldung. Der Notar übermittelt die Unterlagen an das Registergericht beim zuständigen Amtsgericht. Das geschieht meist am selben oder nächsten Werktag nach Eingang des Einzahlungsnachweises.

7.Eintragung. Das Gericht prüft die Unterlagen, trägt die GmbH ein und veröffentlicht die Eintragung kostenlos im gemeinsamen Registerportal der Länder. Die Dauer reicht je nach Gericht von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen.

Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person. Zwischen Beurkundung und Eintragung besteht eine Vorgesellschaft. Sie darf bereits Verträge schließen. Wer aber in ihrem Namen handelt, haftet nach § 11 Absatz 2 GmbHG persönlich. Kaufen Sie in dieser Phase nur, was für den Start nötig ist, und treten Sie erkennbar mit dem Zusatz "i. G." auf.

Online-Gründung per Video über das Notarportal

Seit August 2022 lässt sich eine GmbH ohne Präsenztermin gründen. Seit August 2023 gilt das auch für die meisten Sachgründungen. Der Termin läuft über die Videokommunikationsplattform der Bundesnotarkammer, die Sie unter online-verfahren.notar.de erreichen. Musterprotokoll und individuelle Satzung sind beide möglich. Die Notargebühren entsprechen denen der Präsenzbeurkundung.

Für die Identifizierung brauchen Sie die App der Bundesnotarkammer und ein Smartphone mit NFC-Funktion. Dazu kommt ein Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion samt PIN. Alternativ funktioniert eine eID-Karte für EU-Bürger oder ein elektronischer Aufenthaltstitel. Die App liest das Lichtbild aus dem Chip, und der Notar gleicht es im Video mit Ihnen ab. Unterschrieben wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die direkt in der App erzeugt wird.

In der Praxis scheitert die Online-Gründung meist an der Technik. Häufige Ursachen sind ein Ausweis ohne aktivierte Onlinefunktion oder eine vergessene PIN. Den neuen PIN-Brief bestellen Sie beim Bürgeramt, das kostet Zeit. Prüfen Sie die Ausweisfunktion deshalb eine Woche vor dem Termin. Für Gründer, die weit auseinander wohnen, spart das Verfahren dennoch erheblich Aufwand, weil jeder Gesellschafter von zu Hause teilnimmt.

Gründungskosten für Notar, Handelsregister und Transparenzregister

Notargebühren sind gesetzlich festgelegt und nicht verhandelbar. Sie hängen vom Geschäftswert ab, also in der Regel vom Stammkapital, und vom Gebührensatz des jeweiligen Vorgangs. Die Beurkundung eines Gesellschaftsvertrags mit mehreren Gründern kostet den doppelten Satz einer Ein-Personen-Gründung. Dazu kommen Gebühren für Handelsregisteranmeldung, Gesellschafterliste und die elektronische Übermittlung im XML-Format sowie Auslagen und Umsatzsteuer.

Die Notarbeträge in der Tabelle sind gerundete Richtwerte für eine Bargründung mit 25.000 Euro Stammkapital, Stand Januar 2026. Die exakte Summe nennt Ihnen jeder Notar vorab, weil sie sich direkt aus dem Kostenverzeichnis ergibt.

Die Gerichtsgebühr für die Eintragung folgt aus dem Gebührenverzeichnis der Handelsregistergebührenverordnung. Die Rechnung kommt erst nach der Eintragung, meist per Post an die Gesellschaft. Für das Transparenzregister nennt der registerführende Bundesanzeiger Verlag die aktuelle Jahresgebühr auf transparenzregister.de. Dort erledigen Sie auch die Meldung selbst.

Rechenbeispiel: zwei Gesellschafter und 25.000 Euro Stammkapital

Anna und Ben gründen eine Agentur-GmbH mit 25.000 Euro Stammkapital. Anna übernimmt einen Geschäftsanteil von 15.000 Euro, also 60 Prozent. Ben übernimmt 10.000 Euro und damit 40 Prozent. Weil sie Regeln für den Ausstieg eines Partners wollen, wählen sie eine individuelle Satzung.

Zuerst prüfen sie die Viertelregel je Anteil:

Anna: 15.000 Euro × 25 % = 3.750 Euro

Ben: 10.000 Euro × 25 % = 2.500 Euro

Summe: 6.250 Euro

Diese 6.250 Euro reichen nicht. Für die Anmeldung braucht es insgesamt 12.500 Euro, es fehlen also 6.250 Euro. Anna und Ben einigen sich darauf, jeweils die Hälfte ihres Anteils einzuzahlen. Anna zahlt 7.500 Euro, Ben 5.000 Euro, zusammen genau 12.500 Euro. Offen bleiben 7.500 Euro bei Anna und 5.000 Euro bei Ben. Beide Beträge werden fällig, sobald die Gesellschafterversammlung sie einfordert.

Das Gründungsbudget sieht dann so aus:

Einzahlung Stammkapital: 12.500 Euro

Notar, individuelle Satzung: rund 1.000 Euro

Registergericht: 150 Euro

Gewerbeanmeldung bei ihrer Gemeinde: 40 Euro

Summe Liquiditätsbedarf zum Start: rund 13.690 Euro

Die Gründungskosten von rund 1.190 Euro darf die GmbH selbst tragen, wenn die Satzung das ausdrücklich vorsieht. Fehlt diese Klausel, bleiben die Kosten bei den Gründern. Wichtig ist noch eine zweite Rechnung. Die GmbH darf das eingezahlte Geld schon vor der Eintragung für den Geschäftsbetrieb verwenden. Liegt das Vermögen am Tag der Eintragung aber unter dem Stammkapital, haften die Gesellschafter für die Differenz anteilig mit ihrem Privatvermögen. Fachlich heißt das Unterbilanzhaftung.

Für das Transparenzregister folgt aus dem Beispiel ebenfalls eine Pflicht. Wirtschaftlich berechtigt ist, wer mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte hält oder die Gesellschaft auf andere Weise kontrolliert. Anna und Ben liegen beide darüber, die GmbH muss also beide melden. Hielte Ben nur 5.000 Euro, also 20 Prozent, wäre allein Anna zu melden, sofern keine Sonderrechte Ben eine Kontrolle verschaffen.

Nach der Eintragung melden sich Finanzamt, IHK und Berufsgenossenschaft

Der Notar informiert das Finanzamt über die Gründung. Die steuerliche Erfassung ersetzt das nicht. Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit muss die GmbH den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch über ELSTER abgeben. Erst danach erhält sie ihre Steuernummer, die Sie für Rechnungen benötigen. Wollen Sie mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ins EU-Ausland fakturieren, beantragen Sie diese im selben Fragebogen.

Eine gewerblich tätige GmbH meldet zusätzlich beim Gewerbeamt ein Gewerbe an. Das Gewerbeamt informiert wiederum IHK oder Handwerkskammer. Die IHK-Mitgliedschaft entsteht automatisch, der Beitragsbescheid folgt später. Beschäftigt die GmbH Personal, muss sie sich binnen einer Woche nach Eröffnung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Auch der Gesellschafter-Geschäftsführer kann je nach Satzung versichert werden.

Ob der Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, hängt von seinem Einfluss in der Gesellschaft ab. Ein Gesellschafter mit mindestens 50 Prozent der Anteile oder einer umfassenden Sperrminorität gilt in der Regel als selbstständig. Im Beispiel oben läge Anna mit 60 Prozent darüber. Ben wäre ohne Sonderrechte als Geschäftsführer typischerweise abhängig beschäftigt. Verbindliche Klarheit schafft ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung. Für die erste Bilanz und die Gestaltung des Geschäftsführergehalts lohnt sich ab diesem Punkt meist ein Steuerberater.

Die drei häufigsten Fehler bei der GmbH-Gründung

Erstens: Geld vor dem Notartermin einzahlen. Wer das Stammkapital schon vor der Beurkundung auf ein Konto überweist, riskiert, dass die Zahlung später nicht als Einlage anerkannt wird. Dann schulden Sie die Einlage im Zweifel ein zweites Mal. Die sichere Reihenfolge lautet: beurkunden, Konto der GmbH in Gründung eröffnen, einzahlen.

Zweitens: Kapital gleich wieder herausnehmen. Typisch ist der Fall, dass ein Gesellschafter 12.500 Euro einzahlt und die GmbH ihm kurz darauf sein Privatfahrzeug für denselben Betrag abkauft. Das Gesetz behandelt das als verdeckte Sacheinlage. Ebenso problematisch ist ein Darlehen, das die GmbH direkt an den Gesellschafter zurückgibt. In beiden Fällen bleibt die Einlagepflicht ganz oder teilweise bestehen, bewertet wird nach dem tatsächlichen Wert der Sache. Solche Geschäfte gehören vorab offen mit dem Notar besprochen.

Drittens: das Transparenzregister vergessen. Seit August 2021 gilt die Eintragung im Handelsregister nicht mehr automatisch als Meldung. Jede GmbH muss ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst mitteilen, und zwar unverzüglich nach der Gründung. Verstöße ahndet das Bundesverwaltungsamt mit Bußgeldern. Bußgeldentscheidungen können zudem öffentlich bekannt gemacht werden, was bei Bankgesprächen unangenehm auffällt.

Häufige Fragen zur GmbH-Gründung

Darf ich als Geschäftsführer schon vor der Eintragung Rechnungen schreiben?

Ja, die Vorgesellschaft darf Leistungen erbringen und abrechnen. Auf der Rechnung steht dann der Zusatz "GmbH i. G.". Ohne Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine ordnungsgemäße Rechnung allerdings nicht möglich. Planen Sie die Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung deshalb früh ein.

Kann ich das Stammkapital nach der Eintragung ausgeben?

Das Kapital steht der Gesellschaft für ihren Geschäftsbetrieb zur Verfügung. Die Gesellschaft darf damit Ware, Software oder Leistungen bezahlen. Verboten sind Rückzahlungen an Gesellschafter, die das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen angreifen.

Kann ich eine bestehende UG später in eine GmbH umwandeln?

Ja. Sie erhöhen das Stammkapital per notariellem Beschluss auf mindestens 25.000 Euro. Erreicht die Erhöhung diese Grenze, darf die Gesellschaft als GmbH firmieren. Eine Neugründung ist dafür nicht nötig, Notar- und Registerkosten fallen aber erneut an.

Wie lange dauert die GmbH-Gründung insgesamt?

Vom ersten Notarkontakt bis zur Eintragung vergehen häufig zwei bis sechs Wochen. Den größten Einfluss haben die Auslastung des Registergerichts und die Frage, wie schnell der Einzahlungsnachweis beim Notar eintrifft. Unvollständige Unterlagen führen zu Zwischenverfügungen des Gerichts und verlängern das Verfahren um weitere Wochen.