Einzelunternehmen gründen: Ablauf, Haftung mit dem Privatvermögen und Eintragung als e.K. mit Checkliste

Wer ein Einzelunternehmen gründen will, meldet in den meisten Fällen ein Gewerbe beim Gewerbeamt an und reicht danach den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt ein. Die Kosten liegen ohne Handelsregistereintrag meist bei 10 bis 60 Euro. Mit Eintragung als eingetragener Kaufmann (e.K.) kommen Notar- und Gerichtskosten hinzu. Ein Mindestkapital verlangt das Gesetz nicht. Dafür haften Sie für alle Schulden des Unternehmens mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Dieser Artikel zeigt den Ablauf mit Behörde, Dauer und Gebühr je Schritt. Er erklärt außerdem, ab wann der Handelsregistereintrag Pflicht wird. Alle Beträge und Grenzen haben den Stand Januar 2026.

Gewerbe, freier Beruf oder Handwerk: Diese Einordnung bestimmt Ihren Weg

Bevor Sie ein Formular ausfüllen, klären Sie, welche Art von Tätigkeit Sie ausüben. Gewerbetreibende melden sich beim Gewerbeamt an. Freiberufler wie Ärztinnen, Architekten, Journalistinnen, Übersetzer oder beratende Ingenieure brauchen keine Gewerbeanmeldung. Sie teilen dem Finanzamt die Aufnahme ihrer Tätigkeit direkt mit, zahlen keine Gewerbesteuer und werden auch nicht Mitglied der IHK. Die Abgrenzung ist im Einzelfall schwierig, etwa bei IT-Dienstleistungen oder Coaching. Im Zweifel entscheidet das Finanzamt anhand Ihrer Angaben im Fragebogen.

Für einige Tätigkeiten gelten zusätzliche Voraussetzungen, die Sie vor der Anmeldung erfüllen müssen:

Erlaubnispflichtige Gewerbe: Makler, Bauträger, Versicherungs- und Finanzanlagenvermittler, Bewachungsunternehmen und Gaststätten mit Alkoholausschank brauchen eine behördliche Erlaubnis. Je nach Branche wird ein Sachkundenachweis, ein polizeiliches Führungszeugnis oder eine Berufshaftpflicht verlangt.

Zulassungspflichtiges Handwerk: Für Gewerke aus Anlage A der Handwerksordnung, zum Beispiel Elektrotechnik, Dachdecker oder Friseure, ist die Eintragung in die Handwerksrolle der Handwerkskammer Voraussetzung. Meist ist dafür ein Meistertitel oder eine gleichwertige Qualifikation nötig.

Nebenerwerb: Die Anmeldung läuft genauso wie im Haupterwerb. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag auf Anzeige- oder Zustimmungspflichten. Klären Sie mit Ihrer Krankenkasse, ob die Selbstständigkeit als hauptberuflich gilt, denn davon hängt Ihr Beitrag ab.

Viele Gewerbeämter beraten vor der Anmeldung kostenlos. Das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums führt außerdem auf, welche Tätigkeiten erlaubnispflichtig sind.

Einzelunternehmen gründen in sechs Schritten mit Checkliste

Die Reihenfolge der Schritte ist kein Zufall. Ohne Erlaubnis oder Handwerksrolleneintrag nimmt das Gewerbeamt die Anmeldung bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten nicht an. Ohne Gewerbeanmeldung fehlt Ihnen der Nachweis, den Banken bei der Eröffnung eines Geschäftskontos sehen wollen.

1.Erlaubnis oder Handwerksrolle beantragen, falls erforderlich. Zuständig sind je nach Gewerbe das Ordnungsamt, die IHK oder die Handwerkskammer. Dauer und Gebühr hängen stark von Branche und Bundesland ab. Rechnen Sie mit mehreren Wochen.

2.Gewerbe anmelden beim Gewerbeamt Ihrer Gemeinde, in vielen Städten auch online. Sie benötigen Personalausweis und gegebenenfalls Erlaubnis oder Handwerkskarte. Den Gewerbeschein erhalten Sie vor Ort meist sofort, online nach einigen Tagen. Die Gebühr liegt je nach Gemeinde bei 10 bis 60 Euro.

3.Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über Mein ELSTER einreichen. Die elektronische Übermittlung ist Pflicht. Die Frist beträgt einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit. Die Abgabe ist kostenlos. Bis die Steuernummer per Post kommt, vergehen je nach Finanzamt einige Wochen.

4.Unfallversicherung klären: Melden Sie Ihr Unternehmen innerhalb einer Woche nach Eröffnung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an. Welche das ist, finden Sie über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung heraus. Für viele Einzelunternehmer ohne Mitarbeitende ist die Versicherung der eigenen Person freiwillig. Die Anmeldung des Unternehmens ist trotzdem verpflichtend.

5.Handelsregistereintrag prüfen und bei Bedarf veranlassen. Zuständig sind ein Notar und das Registergericht. Details folgen im Abschnitt zum e.K.

6.Organisation aufsetzen: Geschäftskonto, Buchhaltung, Rechnungsvorlage mit Pflichtangaben und Absicherung. Ein separates Konto ist für Einzelunternehmer gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es erleichtert aber die Trennung privater und betrieblicher Zahlungen erheblich.

Zum Abhaken vor dem ersten Auftrag:

[ ] Tätigkeit als gewerblich, freiberuflich oder handwerklich eingeordnet

[ ] Erlaubnis oder Handwerksrolleneintrag vorhanden, falls nötig

[ ] Gewerbeschein erhalten

[ ] Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER übermittelt

[ ] Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung getroffen

[ ] Berufsgenossenschaft informiert

[ ] Kranken- und Altersvorsorge geklärt

[ ] Firmenname geprüft und gegebenenfalls Handelsregistereintrag beantragt

[ ] Rechnungsvorlage und Belegablage eingerichtet

Im Fragebogen fällt die Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung. Seit 2025 gilt: Ihr Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben. Im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Im Gründungsjahr gibt es kein Vorjahr. Dort zählt der voraussichtliche Umsatz, und für ihn gilt die Grenze von 25.000 Euro.

Mit dem Privatvermögen haften Sie unbegrenzt, auch nach der Geschäftsaufgabe

Rechtlich gibt es keine Trennung zwischen Ihnen und Ihrem Einzelunternehmen. Kann eine Lieferantenrechnung, ein Kredit oder eine Schadenersatzforderung nicht aus dem Geschäftskonto bezahlt werden, dürfen Gläubiger mit einem Vollstreckungstitel auf Ihr Privatkonto, Ihr Auto, Ihre Eigentumswohnung und Ihre Wertpapiere zugreifen. Das gilt in gleichem Umfang für das Einzelunternehmen ohne Eintrag und für den e.K. Der Handelsregistereintrag ändert an der Haftung nichts.

In mehreren Grenzfällen geht die Haftung weiter, als viele Gründer annehmen:

Nach der Geschäftsaufgabe: Mit der Gewerbeabmeldung erlöschen bestehende Schulden nicht. Sie haften bis zur Verjährung weiter, bei titulierten Forderungen bis zu 30 Jahre.

Ehepartner: Ihr Ehepartner haftet nicht automatisch für Ihre Geschäftsschulden. Das gilt auch bei Zugewinngemeinschaft. Nach § 1362 BGB wird bei beweglichen Sachen im gemeinsamen Haushalt jedoch vermutet, dass sie dem Schuldner gehören. Ihr Partner muss im Streitfall nachweisen, dass ihm etwa der Laptop gehört. Hat er einen Kredit mitunterschrieben oder eine Bürgschaft übernommen, haftet er ohnehin selbst.

Übernahme mit Firmenfortführung: Wer ein eingetragenes Einzelunternehmen kauft und unter der bisherigen Firma weiterführt, haftet nach § 25 HGB grundsätzlich für die Altschulden des Vorgängers. Das lässt sich nur durch eine Eintragung im Handelsregister ausschließen oder durch eine Mitteilung an die Gläubiger.

Einen Teil des Risikos können Sie abfedern. Eine Betriebshaftpflicht deckt Personen- und Sachschäden bei Kunden ab. In Beratungsberufen kommt eine Vermögensschadenhaftpflicht hinzu. In Verträgen und AGB lässt sich die Haftung für leichte Fahrlässigkeit in Grenzen beschränken, für Vorsatz und Körperschäden dagegen nicht. Ab dem ersten Kredit oder Großauftrag mit spürbarem Schadenspotenzial lohnt sich der Vergleich mit einer GmbH oder UG. Für diese Abwägung ist eine Gründungsberatung bei der IHK oder ein Steuerberater die richtige Anlaufstelle.

Pflicht zur Eintragung als e.K. besteht ab einem kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb

Ob Sie sich ins Handelsregister eintragen müssen, regelt § 1 HGB. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ausgenommen sind Unternehmen, die nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern. Eine feste Umsatz- oder Mitarbeitergrenze nennt das Gesetz nicht. Registergerichte und IHKs bewerten das Gesamtbild. Typische Kriterien sind:

Höhe des Umsatzes und des Betriebsvermögens

Zahl der Beschäftigten

Vielfalt der Produkte und Leistungen

Zahl der Geschäftspartner und Umfang des Zahlungsverkehrs

Inanspruchnahme von Krediten und Lagerhaltung

Mehrere Betriebsstätten

Erreicht Ihr Unternehmen diese Größe, sind Sie Istkaufmann und zur Anmeldung verpflichtet. Das gilt unabhängig davon, ob Sie sie veranlassen. Verzögern Sie die Eintragung, kann das Registergericht Zwangsgeld festsetzen. Freiberufler können nicht Kaufmann sein und sich auch nicht als e.K. eintragen lassen. Kleingewerbetreibende dürfen sich nach § 2 HGB freiwillig eintragen lassen und werden dadurch Kannkaufmann. Die Löschung ist später auf Antrag möglich, solange der Betrieb dann nicht die Schwelle zum Istkaufmann erreicht hat.

Die Anmeldung zum Handelsregister unterschreiben Sie beim Notar. Er beglaubigt sie und übermittelt sie elektronisch an das Registergericht. Mit der Eintragung dürfen Sie eine frei gewählte Firma führen, etwa „Holzwerk Nord e.K.“, solange sie unterscheidungskräftig ist und nicht irreführt. Pflicht ist der Zusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine Abkürzung wie e.K. Auf Geschäftsbriefen und Rechnungen müssen Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer stehen. Ohne Eintrag treten Sie dagegen mit Ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen auf. Ein Zusatz wie „Müller Grafikdesign“ ist erlaubt, eine reine Fantasiebezeichnung als alleiniger Name nicht.

Mit dem Eintrag gelten die Regeln des HGB für Kaufleute. Mündliche Bürgschaften werden wirksam. Gegenüber anderen Kaufleuten greifen strengere Rügepflichten bei mangelhafter Ware. Die Buchführungspflicht folgt dagegen nicht zwingend. Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB davon befreit, solange sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren höchstens 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen. Steuerlich gelten dieselben Werte. Unterhalb dieser Grenzen bleibt die Einnahmenüberschussrechnung zulässig.

Ohne Handelsregister bleiben die Gründungskosten meist unter 100 Euro

Die Pflichtkosten eines Einzelunternehmens sind überschaubar. Teurer wird es erst mit dem Handelsregistereintrag. Die Notarkosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz. Für die Erstanmeldung eines Einzelkaufmanns ist der Geschäftswert gesetzlich auf 30.000 Euro festgelegt. Der genaue Betrag hängt davon ab, ob der Notar den Entwurf fertigt, und von den Auslagen. Lassen Sie sich die Summe vorab nennen.

Praxisbeispiel mit Rechenweg: Eine Gründerin eröffnet einen Onlinehandel für Werkzeuge in einer Stadt mit einer Anmeldegebühr von 40 Euro. Sie entscheidet sich als Kannkaufmann für den e.K., um mit der Firma „Werkbank Süd e.K.“ aufzutreten.

Gewerbeanmeldung: 40 Euro

Notar (angenommen): 150 Euro

Registergericht: 70 Euro

Summe Gründung: 260 Euro

Ohne Eintragung hätte die Gründung 40 Euro gekostet. Hinzu kommt ein Effekt beim IHK-Beitrag. Nicht eingetragene Kleingewerbetreibende mit einem Gewerbeertrag bis 5.200 Euro sind vom Beitrag befreit. Für eingetragene Kaufleute gilt diese Befreiung nicht. Liegt der Gewerbeertrag im ersten Jahr bei 4.000 Euro, zahlt die Gründerin ohne Eintrag keinen Beitrag. Mit Eintrag fällt der Grundbeitrag ihrer IHK an, sofern sie nicht unter die gesonderte Befreiung für Existenzgründer fällt.

Die Gewerbesteuer betrifft beide Varianten gleich. Angenommen, der Gewinn steigt später auf 60.000 Euro und die Gemeinde hat einen Hebesatz von 400 Prozent:

Gewerbeertrag: 60.000 Euro

abzüglich Freibetrag für natürliche Personen: 24.500 Euro

verbleiben: 35.500 Euro

Steuermessbetrag (3,5 Prozent): 1.242,50 Euro

Gewerbesteuer (400 Prozent): 4.970 Euro

Auf die Einkommensteuer wird das 4,0-Fache des Messbetrags angerechnet, hier 4.970 Euro. Gedeckelt ist die Anrechnung durch die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer und die anteilige Einkommensteuer. Bei 400 Prozent gleicht sich die Belastung damit weitgehend aus. Bei 490 Prozent wären 6.088,25 Euro fällig, von denen 1.118,25 Euro als echte Mehrbelastung bleiben. Der Hebesatz beträgt mindestens 200 Prozent und ist je nach Gemeinde sehr unterschiedlich.

Nach der Anmeldung melden sich Finanzamt, IHK und Berufsgenossenschaft

Das Gewerbeamt leitet Ihre Anmeldung an mehrere Stellen weiter. Dazu gehören das Finanzamt, die IHK oder Handwerkskammer und die Berufsgenossenschaft. In bestimmten Fällen kommen weitere Behörden hinzu. Sie erhalten daher in den ersten Wochen Post, ohne selbst aktiv geworden zu sein. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Sie trotzdem selbst übermitteln. Er wird nicht automatisch ausgelöst.

Mit diesen Schreiben rechnen Sie typischerweise:

Finanzamt: Steuernummer, gegebenenfalls Festsetzung von Einkommensteuer- und Gewerbesteuervorauszahlungen auf Basis Ihrer Gewinnschätzung. Ohne Kleinunternehmerregelung geben Sie im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen ab, spätestens am 10. des Folgemonats.

IHK oder Handwerkskammer: Bestätigung der Pflichtmitgliedschaft und später der Beitragsbescheid. Auf den Bescheid müssen Sie meist warten, bis das Finanzamt den Gewerbeertrag gemeldet hat.

Berufsgenossenschaft: Aufforderung zur Angabe Ihrer Tätigkeit, eventuell mit Angebot einer freiwilligen Unternehmerversicherung.

Seien Sie bei Schreiben von Absendern wie „Gewerbeauskunft“ oder privaten „Handelsregister“-Diensten vorsichtig. Diese Angebote imitieren amtliche Bescheide und verlangen Gebühren für wertlose Einträge. Die echte Bekanntmachung Ihres Handelsregistereintrags finden Sie kostenlos im gemeinsamen Registerportal der Länder. Die amtlichen Gerichtskosten stellt das Registergericht selbst in Rechnung.

Drei Fehler, die Gründer im ersten Jahr Geld kosten

Der erste Fehler betrifft die Gewinnschätzung im Fragebogen. Wer seinen Gewinn zu niedrig ansetzt, bekommt keine Vorauszahlungen festgesetzt. Mit dem ersten Steuerbescheid kommen dann die Nachzahlung für das Gründungsjahr und Vorauszahlungen für das laufende Jahr gleichzeitig. Legen Sie von Beginn an einen festen Anteil jeder Zahlung auf ein Rücklagenkonto. Eine Überschlagsrechnung mit Ihrem persönlichen Steuersatz zeigt, wie hoch er sein sollte.

Der zweite Fehler ist ein unterschätzter Handelsregisterbedarf. Stellt ein Einzelhändler mit wachsendem Lager und mehreren Angestellten nie die Frage nach der Eintragungspflicht, führt er eventuell zu Unrecht keine Firma. Bis ein Gericht oder die IHK nachfragt, gelten für ihn trotzdem die Kaufmannsregeln. Fragen Sie bei deutlichem Wachstum aktiv bei Ihrer IHK nach einer Einschätzung.

Der dritte Fehler ist die verpasste Monatsfrist. Wer den Fragebogen verspätet übermittelt, riskiert ein Verspätungsgeld. Er wartet außerdem länger auf die Steuernummer. Ohne sie können Sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen schreiben, sofern Sie noch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben. Daraus folgen Zahlungsverzögerungen bei Kunden, die korrekte Rechnungen verlangen.

Häufige Fragen zum Einzelunternehmen

Einige Fragen tauchen in Gründungsforen und Beratungsgesprächen regelmäßig auf. Die folgenden Antworten ergänzen die Abschnitte oben.

Kann ich mehrere Einzelunternehmen gleichzeitig führen?

Sie können mehrere Gewerbe anmelden, auch unterschiedliche Tätigkeiten unter einer Anmeldung. Steuerlich bleiben Sie eine Person mit einer Steuernummer für die Umsatzsteuer. Für die Gewerbesteuer können getrennte Betriebe getrennt behandelt werden. Der Freibetrag von 24.500 Euro gilt dabei je Gewerbebetrieb.

Darf ich als Einzelunternehmer Mitarbeitende einstellen?

Ja, die Rechtsform setzt hier keine Grenze. Sie brauchen eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit und melden Beschäftigte bei der Sozialversicherung an. Spätestens jetzt ist die Berufsgenossenschaft auch für die Versicherung Ihrer Angestellten zuständig.

Lässt sich ein Einzelunternehmen später in eine GmbH umwandeln?

Ein eingetragener Kaufmann kann sein Unternehmen nach dem Umwandlungsgesetz auf eine GmbH ausgliedern. Ohne Handelsregistereintrag ist der Weg eine Sachgründung oder die Neugründung mit anschließender Übertragung. Wegen der steuerlichen Folgen für stille Reserven sollte dieser Schritt mit einem Steuerberater geplant werden.

Brauche ich für das Einzelunternehmen ein Impressum?

Betreiben Sie eine geschäftliche Website oder ein Profil in sozialen Netzwerken, ist ein Impressum Pflicht. Es enthält Ihren vollen Namen oder die eingetragene Firma, die ladungsfähige Anschrift und eine schnelle Kontaktmöglichkeit. Beim e.K. gehören Registergericht und Registernummer dazu.