Rechnung schreiben als Selbstständiger: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro und Muster mit Checkliste

Eine Rechnung ohne korrekte Pflichtangaben hat zwei Folgen. Ihr Geschäftskunde darf daraus keine Vorsteuer ziehen, und Sie müssen nachbessern, oft Monate später, wenn der Kunde bei der Betriebsprüfung Ärger bekommt. Wer als Selbstständiger eine Rechnung schreiben will, kommt mit zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG aus. Bei Beträgen bis 250 Euro genügen deutlich weniger. Alle Angaben in diesem Artikel haben den Stand Januar 2026.

Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben verlangt § 14 UStG

Den vollständigen Katalog finden Sie im Wortlaut von § 14 Umsatzsteuergesetz. Er gilt für jede Rechnung, die ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer an einen anderen Unternehmer stellt. Bei Privatkunden besteht in den meisten Fällen keine Rechnungspflicht. Stellen Sie trotzdem eine aus, sollte sie dieselben Angaben enthalten, damit Ihre eigene Buchhaltung sauber bleibt.

Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten:

1.Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen als leistendem Unternehmer

2.Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers

3.Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

4.Das Ausstellungsdatum

5.Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer

6.Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung

7.Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt

8.Das Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie vorab vereinbarte Minderungen wie Skonto oder Rabatt

9.Den Steuersatz und den Steuerbetrag oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung

10.Bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatpersonen den Hinweis, dass der Empfänger die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss

Stellt Ihr Kunde die Abrechnung aus, etwa ein Verlag gegenüber einer freien Autorin, muss zusätzlich das Wort "Gutschrift" darauf stehen. Fehlt es, gilt das Dokument umsatzsteuerlich nicht als Gutschrift.

Muster: So ist eine vollständige Rechnung aufgebaut

Die folgende Tabelle zeigt eine Rechnung, wie sie eine freiberufliche Webdesignerin an einen Handwerksbetrieb stellen könnte. Name und Adressen sind frei gewählt. Übernehmen Sie die Reihenfolge, ersetzen Sie die Inhalte durch Ihre eigenen Daten.

Die Bankverbindung und das Zahlungsziel gehören rechtlich nicht zu den Pflichtangaben. Ohne sie wartet Ihr Kunde allerdings auf eine Rückfrage, bevor er überweist. Bei einer GmbH oder UG schreibt das Handelsrecht außerdem Angaben zu Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführung auf Geschäftsbriefen vor. Eine Rechnung zählt dazu.

Ausfüllhinweise Feld für Feld

Name und Anschrift müssen so vollständig sein, dass sich beide Seiten eindeutig zuordnen lassen. Ein Postfach reicht als Anschrift aus. Bei Einzelunternehmern gehört der Vor- und Nachname auf die Rechnung, ein Fantasiename allein wie "Pixelwerk" genügt nicht. Ist Ihr Kunde eine Firma, übernehmen Sie die Bezeichnung exakt aus dem Handelsregister oder dem Briefkopf, einschließlich Rechtsformzusatz.

Bei der Steuernummer haben Sie die Wahl. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat einen Vorteil: Sie verrät weniger über Sie und ist bei Geschäften mit Kunden im EU-Ausland ohnehin nötig. Die Nummer beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Bis zur Zuteilung der Steuernummer dürfen Sie zwar Leistungen erbringen, die Rechnung sollten Sie aber erst mit der Nummer verschicken.

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Lückenlos muss sie nicht sein. Sie dürfen mehrere Nummernkreise führen, etwa einen pro Jahr oder pro Kunde, und Buchstaben mit Zahlen kombinieren. Zulässig sind Formate wie 2026-014, RE-26-0014 oder KD12-007. Wichtig ist, dass dieselbe Nummer nie zweimal vergeben wird. Viele Selbstständige beginnen mit 0001. Das ist erlaubt, signalisiert aber jedem Kunden, dass er der erste ist.

Beim Leistungszeitpunkt reicht nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats. Bei Projekten über mehrere Wochen nennen Sie den Zeitraum, etwa "06.01. bis 30.01.2026". Fällt die Leistung auf denselben Tag wie das Ausstellungsdatum, genügt der Satz "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Fehlt die Angabe ganz, ist die Rechnung fehlerhaft.

Die Leistungsbeschreibung ist der häufigste Streitpunkt bei Prüfungen. "Beratung" oder "Dienstleistung laut Absprache" genügt nicht. Beschreiben Sie so, dass ein Fremder versteht, was geliefert wurde: "Erstellung von drei Logo-Entwürfen inklusive zwei Korrekturschleifen". Ein Verweis auf ein Angebot oder einen Vertrag ist zulässig, wenn dieses Dokument eindeutig bezeichnet ist und dem Kunden vorliegt.

Rechenbeispiel: Entgelt, Umsatzsteuer und Skonto korrekt ausweisen

Bleiben wir bei der Muster-Rechnung. Die Webdesignerin hat 12 Stunden zu je 85 Euro abgerechnet, das ergibt 1.020 Euro. Dazu kommt die Pauschale von 980 Euro.

So entsteht der Rechnungsbetrag:

Nettoentgelt: 1.020 Euro + 980 Euro = 2.000 Euro

Umsatzsteuer: 2.000 Euro × 19 % = 380 Euro

Rechnungsbetrag: 2.000 Euro + 380 Euro = 2.380 Euro

Skonto bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen: 2.380 Euro × 2 % = 47,60 Euro

Zahlbetrag mit Skonto: 2.380 Euro − 47,60 Euro = 2.332,40 Euro

Für Skonto genügt der Hinweis auf die vereinbarte Minderung. Den reduzierten Steuerbetrag müssen Sie nicht vorab berechnen. Zieht der Kunde das Skonto, mindern sich das Entgelt und die Umsatzsteuer nachträglich. Die Webdesignerin führt dann nur 372,40 Euro Umsatzsteuer ab (2.332,40 Euro ÷ 1,19 × 0,19), der Kunde zieht entsprechend weniger Vorsteuer.

Enthält eine Rechnung Positionen mit verschiedenen Steuersätzen, etwa 19 % für eine Dienstleistung und 7 % für ein Buch, weisen Sie für beide Sätze Nettobetrag und Steuer getrennt aus. Eine Gesamtsumme mit "inkl. MwSt." ohne Aufschlüsselung reicht bei Rechnungen über 250 Euro nicht.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Diese Angaben genügen

Liegt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer bei höchstens 250 Euro, gilt § 33 UStDV. Die Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag. Eine Rechnung über 215 Euro netto plus 40,85 Euro Steuer ergibt 255,85 Euro und fällt damit heraus.

Eine Kleinbetragsrechnung braucht nur diese Angaben:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

Ausstellungsdatum

Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung

Bruttobetrag, also Entgelt und Steuer in einer Summe

Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Es entfallen der Name des Kunden, die Rechnungsnummer, Ihre Steuernummer, der Leistungszeitpunkt und der getrennte Steuerausweis. Der Kunde rechnet die Vorsteuer selbst heraus. Bei 238 Euro brutto und 19 % sind das 238 Euro ÷ 1,19 × 0,19 = 38 Euro.

Die Vereinfachung gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, nicht für Fernverkäufe in andere EU-Staaten und nicht für Fälle, in denen der Kunde die Steuer schuldet. Für die eigene Buchhaltung empfiehlt es sich, auch kleinen Belegen eine Nummer zu geben. Spätestens bei der Suche nach einem Zahlungseingang zahlt sich das aus.

Sonderfälle: Kleinunternehmer, Reverse Charge und E-Rechnung

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Seit 2025 liegen die Grenzen bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Für ihre Rechnungen gilt die Vereinfachung des neuen § 34a UStDV. Erforderlich sind Name und Anschrift beider Seiten, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung, das Entgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Weist ein Kleinunternehmer trotzdem Steuer aus, schuldet er diesen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt, ohne ihn als Vorsteuer verrechnen zu können.

Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gilt meist das Reverse-Charge-Verfahren. Die Rechnung enthält dann keine deutsche Umsatzsteuer, dafür die USt-IdNr. beider Seiten und den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Dasselbe Prinzip greift im Inland bei bestimmten Bauleistungen nach § 13b UStG. Dort prüfen Sie im Einzelfall, ob Ihr Kunde selbst Bauleister ist.

Die E-Rechnung verändert seit 2025 den Ablauf zwischen Unternehmen im Inland. Jedes Unternehmen muss seitdem elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung, zulässig sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, für PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 entfällt diese Möglichkeit für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Einzelheiten hat das Bundesfinanzministerium in seinen Schreiben und FAQ zur E-Rechnung veröffentlicht.

Wer wenige Rechnungen im Monat schreibt, kommt bis Ende 2026 mit einer Textverarbeitung und einer sauber gepflegten Nummernliste aus. Für die E-Rechnung bietet der Bund kostenlose Erfassungsportale an. Eine Buchhaltungssoftware lohnt sich, sobald Sie regelmäßig an Firmenkunden fakturieren und die Rechnungen ohnehin elektronisch archivieren.

Fehlt eine Pflichtangabe, verliert Ihr Kunde die Vorsteuer

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Findet die Betriebsprüfung bei Ihrem Kunden eine Rechnung ohne Leistungszeitpunkt oder mit unklarer Leistungsbeschreibung, kann sie den Abzug versagen. Bei unserer Muster-Rechnung wären das 380 Euro, die der Kunde nachzahlen muss, zuzüglich Zinsen. Er wird sich mit der Bitte um eine korrigierte Rechnung an Sie wenden.

Eine Berichtigung wirkt zurück, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits die Kernangaben enthielt, also Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Steuer. Sie schicken dann ein Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist und die fehlende Angabe ergänzt. Bei einem falschen Steuerbetrag ist eine Stornorechnung mit neuer Rechnung meist der übersichtlichere Weg. Welche Variante im Einzelfall trägt, kann eine Steuerberaterin bei größeren Beträgen schnell klären.

Für Sie selbst gilt die Frist aus § 14 Abs. 2 UStG: Leistungen an Unternehmen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten abrechnen. Wer gar nicht oder zu spät abrechnet, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann.

Diese Fehler tauchen in der Praxis am häufigsten auf:

Leistungsbeschreibung zu allgemein, etwa "IT-Support" ohne Zeitraum und Umfang

Leistungsdatum vergessen, weil es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt

Rechnungsnummer doppelt vergeben, häufig nach einem Wechsel des Programms

Steuer ausgewiesen trotz Kleinunternehmerregelung

250-Euro-Grenze netto statt brutto gerechnet

Rechnung an den Ansprechpartner statt an die Firma adressiert

Rechnungen acht Jahre aufbewahren und digital ablegen

Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 12. Februar 2026 dürfen Sie also ab dem 1. Januar 2035 vernichten. Das gilt für Ihre Ausgangsrechnungen ebenso wie für die Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten.

Elektronisch empfangene Rechnungen müssen Sie elektronisch aufbewahren, ein Ausdruck reicht nicht. Bei E-Rechnungen ist die strukturierte XML-Datei das maßgebliche Dokument. Papierrechnungen dürfen Sie scannen und danach vernichten, wenn Ihr Scanvorgang dokumentiert ist und die Datei unveränderbar abgelegt wird. Ein Ordner auf dem Desktop erfüllt diese Anforderung nicht, weil sich Dateien dort unbemerkt überschreiben lassen.

Diese Checkliste prüfen Sie vor dem Versand jeder Rechnung:

[ ] Ihr Name und Ihre Anschrift vollständig

[ ] Name und Anschrift des Kunden vollständig, mit Rechtsform

[ ] Steuernummer oder USt-IdNr. angegeben

[ ] Rechnungsnummer neu und in der Nummernliste eingetragen

[ ] Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum

[ ] Leistung konkret beschrieben, Menge oder Stunden genannt

[ ] Netto, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz getrennt

[ ] Skonto- oder Rabattvereinbarung vermerkt, falls vereinbart

[ ] Hinweis bei Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge oder Steuerbefreiung

[ ] Format geklärt: Papier, PDF mit Zustimmung oder E-Rechnung

[ ] Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistung verschickt

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung

Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern? Eine verschickte Rechnung überschreiben Sie nicht. Sie erstellen entweder eine Berichtigung mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer oder eine Stornorechnung mit negativen Beträgen und danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer.

Muss ich Privatkunden eine Rechnung stellen? Eine Pflicht besteht nur bei Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerks- oder Gartenleistungen. Dann gehört der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden auf die Rechnung. In allen anderen Fällen ist die Rechnung freiwillig.

Brauche ich vor der ersten Rechnung eine Steuernummer? Die Nummer ist Pflichtangabe. Nach der Anmeldung schicken Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER an Ihr Finanzamt. Die Bearbeitungsdauer unterscheidet sich je nach Finanzamt deutlich. Ihre Leistung dürfen Sie in der Zwischenzeit erbringen und die Rechnung schreiben, sobald die Nummer vorliegt. Die Sechsmonatsfrist läuft dabei weiter.

Darf ich Rechnungsnummern pro Kunde vergeben? Ja, solange jede Kombination nur einmal vorkommt. Ein Präfix je Kunde wie "MO-2026-03" erfüllt diese Anforderung.

Was gilt für Abschlagsrechnungen? Fordern Sie eine Anzahlung an, bevor die Leistung erbracht ist, nennen Sie statt des Leistungsdatums das voraussichtliche Datum oder den Zeitraum. In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits gezahlten Beträge samt der darauf entfallenden Steuer ab.