Kassensicherungsverordnung für Selbstständige: TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und Kassenmeldung über ELSTER mit Checkliste

Eine elektronische Kasse ist in Deutschland keine Pflicht. Viele Gründer glauben das Gegenteil und kaufen ein Kassensystem, ohne die Folgen zu kennen. Wer elektronisch kassiert, unterliegt der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und § 146a der Abgabenordnung. Die Kasse braucht dann eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), und jeder Kunde muss einen Beleg erhalten. Seit dem 1. Januar 2025 kommt die Kassenmeldung über ELSTER hinzu. Für Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat. Alle Angaben in diesem Artikel haben den Stand Januar 2026.

Wen die Kassensicherungsverordnung betrifft und wen nicht

Entscheidend ist das Gerät, mit dem Sie Ihre Bareinnahmen aufzeichnen. Die Branche und die Höhe Ihres Umsatzes spielen keine Rolle. Die Verordnung erfasst elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Dazu zählen auch App-Kassen auf Tablet oder Smartphone. Eine Friseurin mit iPad-Kasse ist genauso betroffen wie ein Supermarkt mit zwanzig Kassenplätzen. Für Taxameter und Wegstreckenzähler gelten seit 2024 eigene Übergangsregeln, die dieser Artikel nicht behandelt.

Ausdrücklich ausgenommen sind unter anderem Waren- und Dienstleistungsautomaten, Fahrscheinautomaten, Geldautomaten, Geld- und Warenspielgeräte sowie reine Buchhaltungsprogramme. Wer nur gegen Rechnung mit Überweisung arbeitet, braucht keine TSE. Das gilt etwa für viele Freiberufler. Erst wenn ein Kassensystem im Spiel ist, greift die Verordnung.

Mit diesem Prüfschema ordnen Sie Ihren Fall ein:

1.Zeichnen Sie Bareinnahmen mit einem elektronischen Gerät oder einer Software mit Kassenfunktion auf? Wenn nein, gelten die Regeln dieses Artikels nicht für Sie.

2.Fällt das Gerät unter eine der Ausnahmen, etwa einen Warenautomaten? Wenn ja, besteht keine TSE-Pflicht.

3.Nutzen Sie eine offene Ladenkasse, also Kassenschublade, Zählprotokoll und Kassenbericht? Dann brauchen Sie keine TSE. Sie müssen aber jeden Tag einen nachvollziehbaren Kassenbericht führen.

4.Trifft keine Ausnahme zu, gelten TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und Meldepflicht.

Die offene Ladenkasse hat einen Vorteil, den viele übersehen. Wer Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Bargeld verkauft, ist bei der offenen Ladenkasse von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung befreit (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Diese Erleichterung entfällt, sobald Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Dann muss jeder einzelne Verkauf erfasst werden.

TSE-Pflicht: Was die Sicherheitseinrichtung leisten muss

Die TSE-Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020. Die Übergangsregel für ältere Registrierkassen, die sich bauartbedingt nicht aufrüsten ließen, lief am 31. Dezember 2022 aus. Heute gibt es keine Schonfrist mehr. Jede elektronische Kasse im Einsatz muss eine zertifizierte TSE haben.

Die TSE besteht aus drei technischen Bestandteilen:

Das Sicherheitsmodul versieht jeden Vorgang mit Zeitstempel, Transaktionsnummer und Signatur.

Das Speichermedium hält die signierten Daten fest.

Die einheitliche digitale Schnittstelle erlaubt den Export der Daten für die Prüfung.

Am Markt gibt es Hardware-Lösungen als USB-Stick oder microSD-Karte und Cloud-TSE im Abonnement. Welche Variante zu Ihrer Kasse passt, legt in der Regel der Kassenhersteller fest. Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter und Vertragslaufzeit erheblich. Fragen Sie deshalb vor dem Kauf nach den laufenden Kosten über die gesamte Nutzungsdauer. Hardware-TSE haben ein Zertifikat mit begrenzter Laufzeit und müssen nach Ablauf ersetzt werden.

Ob Ihre TSE zertifiziert ist, prüfen Sie selbst. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik führt die zertifizierten Lösungen mit ihrer Zertifizierungs-ID auf seiner Website, die Sie über die Startseite des BSI erreichen. Die ID beginnt mit „BSI-K-TR-“. Sie brauchen diese Nummer später für die ELSTER-Meldung. Notieren Sie sie deshalb direkt bei der Einrichtung.

Fällt die TSE aus, dürfen Sie weiter kassieren. Sie müssen den Ausfall aber dokumentieren: Beginn, Ende und Ursache. Die Belege, die in dieser Zeit entstehen, zeigen den Ausfall an. Beheben Sie die Störung unverzüglich und bewahren Sie die Unterlagen auf. Bei der Prüfung fällt ein dokumentierter Ausfall von zwei Tagen kaum ins Gewicht. Drei Monate ohne Signatur und ohne Vermerk wiegen dagegen schwer.

Belegausgabepflicht: Diese Angaben gehören auf den Kassenbon

Nach § 146a Abs. 2 AO müssen Sie für jeden Geschäftsvorfall, den Sie in der Kasse erfassen, einen Beleg ausstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Ob der Kunde den Bon mitnimmt, ist seine Sache. Lehnt er ihn ab, dürfen Sie den Papierbon entsorgen. Eine Pflicht des Kunden zur Mitnahme gibt es nicht.

Der Beleg darf auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden. Für den elektronischen Weg braucht es das Einverständnis des Kunden. Üblich ist ein QR-Code am Kundendisplay, über den der Kunde den Beleg abruft. Ein Bildschirm, der den Betrag nur kurz anzeigt, erfüllt die Pflicht nicht.

Laut § 6 KassenSichV und dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung muss der Beleg mindestens Folgendes enthalten:

vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsende

Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung

Transaktionsnummer

Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, dazu der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Seriennummer des Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls

Signaturzähler und Prüfwert der TSE

Die TSE-Angaben dürfen auch in einem QR-Code stehen. Kontrollieren Sie nach der Einrichtung einen Testbon Zeile für Zeile. Fehlt ein Merkmal, liegt das meist an der Konfiguration und lässt sich beim Kassenanbieter nachbessern.

Von der Belegausgabepflicht kann Sie das Finanzamt auf Antrag befreien (§ 146a Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 148 AO). Voraussetzung ist der Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen. Zusätzlich muss die Belegausgabe im Einzelfall eine unzumutbare Härte bedeuten. Die Befreiung bekommen Sie nicht automatisch, und sie kann widerrufen werden. Die TSE-Pflicht bleibt auch mit Befreiung bestehen.

Kassenmeldung über ELSTER: Fristen und Inhalt

Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO stand seit 2020 im Gesetz. Sie war aber ausgesetzt, weil es keinen elektronischen Meldeweg gab. Seit dem 1. Januar 2025 ist das Formular in Mein ELSTER verfügbar. Das Bundesfinanzministerium hat die Fristen in einem BMF-Schreiben festgelegt, das Sie über die Website des Bundesfinanzministeriums finden:

Gemietete und geleaste Kassen zählen wie gekaufte. Melden muss in diesem Fall der Nutzer, nicht der Vermieter.

Die Meldung gilt immer für eine Betriebsstätte und umfasst alle Kassen dieser Betriebsstätte. Kommt eine Kasse hinzu oder fällt eine weg, geben Sie den gesamten Bestand neu ab. Eine Meldung nur für das neue Gerät ist nicht vorgesehen. Für die Meldung brauchen Sie diese Angaben:

Steuernummer und Anschrift der Betriebsstätte

Art und Anzahl der Kassensysteme

Seriennummern der Kassen, Hersteller und Modell, Software und Softwareversion

Art der TSE und Zertifizierungs-ID des BSI

Datum der Anschaffung und gegebenenfalls der Außerbetriebnahme

Sie melden über das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ in Mein ELSTER. Alternativ übernimmt das Ihr Steuerberater, oder Ihre Kassensoftware nutzt die ERiC-Schnittstelle. Wer noch kein ELSTER-Konto hat, muss die Registrierung einplanen. Die Aktivierungsdaten kommen per Post. Diese Wartezeit kann in eine knappe Monatsfrist fallen.

Kassen-Nachschau: Was der Prüfer sehen will

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO gibt es seit dem 1. Januar 2018. Sie ist unangekündigt und findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Der Prüfer darf vorher als normaler Kunde einkaufen und beobachten, ob ein Beleg ausgegeben wird. Erst wenn er Unterlagen sehen oder Räume betreten will, muss er sich ausweisen.

Bei der Nachschau verlangt der Prüfer in der Regel:

den TSE-Export und den Datenexport im Format DSFinV-K (digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)

die Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung, wie Ihre Kasse eingerichtet ist und bedient wird

Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle der Kasse

Nachweise über TSE-Ausfälle

bei einer offenen Ladenkasse einen Kassensturz, also den Abgleich von Bargeld und Aufzeichnungen

Findet der Prüfer Mängel, kann er ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO). Das ist die eigentliche Gefahr der Nachschau. Aus einem Besuch von einer Stunde kann eine Prüfung mehrerer Jahre werden.

Die Rechtsfolgen gibt es in zwei Stufen. Wer seine Kasse ohne TSE oder mit einer nicht ordnungsgemäßen TSE betreibt, begeht nach § 379 AO eine Ordnungswidrigkeit. Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen, auch wenn keine Steuer verkürzt wurde. Verstöße gegen die Belegausgabepflicht oder die Mitteilungspflicht sind nicht eigenständig mit Bußgeld bedroht. Sie gelten aber als formelle Mängel und können zusammen mit anderen Fehlern dazu führen, dass das Finanzamt die Kassenführung verwirft. In diesem Fall darf es Ihre Umsätze nach § 162 AO schätzen. Das kostet oft mehr als jedes Bußgeld.

Rechenbeispiel: Was eine verworfene Kassenführung kostet

Nehmen wir einen Friseursalon mit 150.000 Euro Nettoumsatz im Jahr. Bei einem Update fällt die TSE unbemerkt aus. Acht Monate lang laufen alle Umsätze unsigniert durch die Kasse, ohne Ausfallprotokoll. Bei der Nachschau fällt das auf, der Prüfer geht zur Außenprüfung über und verwirft die Kassenführung für dieses Jahr.

Die Höhe einer Schätzung legt das Finanzamt im Einzelfall fest. Häufig geschieht das über einen Sicherheitszuschlag auf den erklärten Umsatz. Die folgenden 5 Prozent dienen nur der Veranschaulichung und sind kein fester Satz:

1.Hinzuschätzung: 150.000 Euro × 5 % = 7.500 Euro zusätzlicher Nettoumsatz

2.Umsatzsteuer darauf: 7.500 Euro × 19 % = 1.425 Euro

3.Einkommensteuer bei einem angenommenen persönlichen Grenzsteuersatz von 35 Prozent: 7.500 Euro × 35 % = 2.625 Euro

4.Summe ohne Zinsen und ohne Gewerbesteuer: 1.425 Euro + 2.625 Euro = 4.050 Euro

Dazu kommen Nachzahlungszinsen nach § 233a AO von 0,15 Prozent je vollem Monat. Je nach Hebesatz der Gemeinde fällt außerdem Gewerbesteuer an, soweit der Gewinn den Freibetrag von 24.500 Euro für Einzelunternehmen übersteigt. Erstreckt sich die Schätzung auf mehrere Jahre, vervielfacht sich der Betrag. Ein mögliches Bußgeld wegen der fehlenden TSE-Absicherung ist hier noch nicht eingerechnet.

Der Vergleich fällt eindeutig aus. Ein Ausfallprotokoll und ein kurzer Blick auf einen Testbon nach jedem Update kosten wenige Minuten. Wer seinen Bon regelmäßig prüft, erkennt eine fehlende Signatur sofort, weil Signaturzähler und Prüfwert fehlen.

Häufige Fehler und Checkliste für Ihre Kasse

In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Fehler auf. Der häufigste ist die vergessene Nachmeldung. Wer eine zweite Kasse anschafft oder ein altes Gerät ausmustert, denkt selten daran, dass dann eine neue Gesamtmeldung fällig ist. Ebenso oft fehlt die Verfahrensdokumentation. Viele Selbstständige halten sie für Sache des Kassenherstellers. Der Hersteller liefert aber nur den technischen Teil. Wie Sie die Kasse im eigenen Betrieb nutzen, beschreiben Sie selbst: wer kassiert, wie Storno und Trinkgeld behandelt werden, wo die Daten gesichert sind.

Weitere typische Fehler:

Die abgelaufene TSE wird nicht rechtzeitig ersetzt, weil niemand das Ende der Zertifikatslaufzeit kennt.

Die Daten einer ausgemusterten Kasse werden gelöscht. Sie müssen aber für die gesetzliche Frist nach § 147 AO aufbewahrt werden, je nach Unterlagenart acht oder zehn Jahre.

Kassieren erfolgt teilweise elektronisch und teilweise aus einer Nebenkasse ohne Aufzeichnung.

Trainingsbuchungen und Stornos werden ohne Kennzeichnung erfasst.

Prüfen Sie Ihre Kasse mit dieser Checkliste:

[ ] Die TSE ist zertifiziert, die BSI-Zertifizierungs-ID liegt vor

[ ] Das Ablaufdatum des TSE-Zertifikats ist im Kalender eingetragen

[ ] Ein Testbon enthält alle Pflichtangaben einschließlich Signaturzähler und Prüfwert

[ ] Die Kasse ist über ELSTER gemeldet, die Eingangsbestätigung ist abgelegt

[ ] Jede Änderung im Kassenbestand wird innerhalb eines Monats nachgemeldet

[ ] Die Verfahrensdokumentation ist schriftlich vorhanden und aktuell

[ ] DSFinV-K-Export und TSE-Export lassen sich auf Knopfdruck erzeugen

[ ] TSE-Ausfälle werden mit Datum, Dauer und Ursache protokolliert

[ ] Mitarbeitende wissen, wo die Unterlagen für eine Nachschau liegen

Liegt bereits eine Nachschau an oder haben Sie eine Frist versäumt, ist ein Steuerberater der richtige Ansprechpartner. Er kann eine Meldung nachholen und den Kontakt mit dem Finanzamt übernehmen.

FAQ zur Kassensicherungsverordnung

Die folgenden Fragen tauchen in Gründerforen besonders häufig auf. Die Antworten beziehen sich auf den Stand Januar 2026.

Ändern sich Fristen oder Meldewege, gilt immer das aktuelle BMF-Schreiben.

Muss ich als Kleinunternehmer eine TSE haben?

Ja, sobald Sie eine elektronische Kasse nutzen. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer und befreit nicht von der Kassensicherungsverordnung. Auf dem Beleg steht in diesem Fall ein Hinweis auf die Steuerbefreiung statt eines Steuersatzes.

Reicht ein Kartenterminal ohne Kasse?

Ein reines EC- oder Kreditkartenterminal ist kein Kassensystem im Sinne der Verordnung. Erfassen Sie Ihre Verkäufe zusätzlich in einer App oder Software mit Kassenfunktion, gilt dagegen die TSE-Pflicht.

Was passiert, wenn ich die Meldefrist verpasst habe?

Holen Sie die Meldung sofort über Mein ELSTER nach. Ein eigenes Bußgeld sieht das Gesetz für eine verspätete Meldung nicht vor. Bei einer Prüfung kann die fehlende Meldung aber als formeller Mangel gewertet werden.

Darf ich Bareinnahmen auf dem Markt mit dem Handy erfassen?

Ja, wenn die App eine zertifizierte TSE nutzt, meist als Cloud-TSE. Prüfen Sie vorher, ob die App auch ohne Netzverbindung signiert. Fragen Sie außerdem, wie Ausfälle dokumentiert werden.