Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Gründer: Anlage EÜR, Zufluss-Abfluss-Prinzip und Bilanzgrenzen mit Rechenbeispiel

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. Sie zählt alle Betriebseinnahmen, die im Jahr auf Ihrem Konto eingegangen sind, und zieht die im selben Jahr bezahlten Betriebsausgaben ab. Freiberufler dürfen die EÜR unabhängig von ihrer Größe nutzen. Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft dürfen sie so lange nutzen, bis sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen und das Finanzamt sie daraufhin zur Buchführung auffordert (Stand Januar 2026).

Das Ergebnis tragen Sie in die Anlage EÜR ein und übermitteln es elektronisch über ELSTER. Dieser Artikel erklärt die Grenzen und das Zahlungsprinzip. Er zeigt außerdem, warum Zahlungen rund um Silvester besondere Aufmerksamkeit brauchen. Ein vollständiges Rechenbeispiel zeigt, wie aus Kontoauszügen ein Gewinn wird.

Wer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen darf

Die Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 3 EStG. Danach dürfen alle Steuerpflichtigen ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, wenn sie weder nach Handelsrecht noch nach Steuerrecht Bücher führen müssen. Die Frage lautet also, wer zur doppelten Buchführung mit Bilanz verpflichtet ist. Alle anderen dürfen die EÜR nutzen.

Für Gründer ergibt sich daraus folgende Einordnung:

Freiberufler nach § 18 EStG wie Ärztinnen, Übersetzer, Architektinnen, Journalisten oder Designer: EÜR ohne Umsatz- oder Gewinngrenze

Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag, also Kleingewerbe und Einzelunternehmen: EÜR bis zu den Grenzen aus § 141 AO

Eingetragene Kaufleute (e.K.): grundsätzlich buchführungspflichtig nach § 238 HGB, befreit nach § 241a HGB, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen höchstens 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben

GmbH, UG (haftungsbeschränkt), OHG und KG: immer Bilanz, eine EÜR ist ausgeschlossen

GbR aus Freiberuflern oder Kleingewerbetreibenden: EÜR möglich, solange keine Buchführungspflicht besteht

Nebenerwerbsgründer behandelt das Steuerrecht genauso. Wer neben dem Job eine Webdesign-Agentur als Einzelunternehmen betreibt, ermittelt den Gewinn per EÜR und reicht die Anlage EÜR zusammen mit der Einkommensteuererklärung ein. Eine Mindestgrenze, unterhalb derer die Anlage entfällt, gibt es nicht mehr.

Die Bilanzpflicht beginnt erst mit dem Schreiben vom Finanzamt

Nach § 141 AO müssen gewerbliche Unternehmer Bücher führen und bilanzieren, wenn sie im Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn erzielen. Die Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2024. Davor lagen sie bei 600.000 Euro und 60.000 Euro, und diese alten Werte stehen noch in vielen Ratgebern. Es reicht, wenn einer der beiden Werte überschritten ist.

Die Pflicht tritt nicht automatisch ein. Das Finanzamt teilt sie Ihnen schriftlich mit. Die Buchführung beginnt dann mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe dieser Mitteilung folgt. Ein Beispiel: Ein Onlinehändler erzielt 2025 einen Gewinn von 92.000 Euro. Das Finanzamt bemerkt das bei der Veranlagung im Herbst 2026 und schickt die Mitteilung im November 2026. Bilanzieren muss der Händler dann ab dem 1. Januar 2027. Für 2025 und 2026 bleibt es bei der EÜR.

Für Freiberufler gilt § 141 AO überhaupt nicht. Eine Steuerberaterin mit 1,2 Millionen Euro Umsatz darf weiter per EÜR abrechnen. Eine wichtige Ausnahme betrifft gemischte Tätigkeiten: Verkauft ein Fotograf neben seinen künstlerischen Aufträgen in größerem Umfang Fotobücher und Drucke, kann die Tätigkeit gewerblich werden. Bei einer GbR kann eine solche Abfärbung die gesamte Gesellschaft gewerblich machen. Dann greifen die Grenzen wieder.

Beim Wechsel zur Bilanz entsteht ein Übergangsgewinn. Forderungen, die Sie bei der EÜR erst bei Zahlung versteuert hätten, werden zum Stichtag erfasst. Auf Antrag lässt sich dieser Übergangsgewinn auf bis zu drei Jahre verteilen. Spätestens an diesem Punkt gehört die Planung in die Hände einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters, weil sich Fehler im ersten Bilanzjahr über Jahre fortschreiben.

Zufluss-Abfluss-Prinzip: Es zählt der Tag der Zahlung

§ 11 EStG regelt den Zeitpunkt. Einnahmen gehören in das Kalenderjahr, in dem Sie das Geld erhalten haben. Ausgaben gehören in das Jahr, in dem Sie bezahlt haben. Das Rechnungsdatum spielt für die EÜR keine Rolle, ebenso wenig der Zeitpunkt, an dem Sie die Leistung erbracht haben.

Eine Einnahme ist zugeflossen, sobald Sie wirtschaftlich darüber verfügen können. Das ist bei einer Überweisung die Gutschrift auf Ihrem Konto. Bei Barzahlung ist es die Übergabe, bei einem Scheck in der Regel die Entgegennahme. Bei Ausgaben ist der Abfluss in dem Moment erfolgt, in dem Sie die Überweisung in Auftrag gegeben haben und Ihr Konto gedeckt ist. Bei Lastschriften ist es der Tag der Belastung.

Daraus entsteht ein gewisser Spielraum, den viele Gründer im Dezember nutzen. Wer eine Druckerpatrone, eine Fortbildung oder ein Softwarepaket am 30. Dezember bezahlt, mindert den Gewinn des laufenden Jahres. Bei Vorauszahlungen für mehrere Jahre setzt das Gesetz eine Grenze: Zahlen Sie für eine Nutzungsüberlassung von mehr als fünf Jahren im Voraus, etwa für eine Miete, müssen Sie die Ausgabe gleichmäßig auf den Zeitraum verteilen.

Die 10-Tage-Regel verschiebt wiederkehrende Zahlungen über den Jahreswechsel

Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben macht § 11 EStG eine Ausnahme. Werden sie kurz vor Beginn oder kurz nach Ende des Kalenderjahres gezahlt, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zählen sie in diesem Jahr. Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs legt "kurz" als Zeitraum von zehn Tagen aus. Das Fenster reicht also vom 22. Dezember bis zum 10. Januar.

Damit die Regel greift, müssen zwei Bedingungen gemeinsam erfüllt sein:

Die Zahlung erfolgt innerhalb des Zeitraums vom 22. Dezember bis 10. Januar

Die Zahlung ist auch innerhalb dieses Zeitraums fällig

Typische Fälle sind Büromiete, Leasingraten, Versicherungsbeiträge, Kreditzinsen und Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Einmalige Kundenrechnungen fallen nicht darunter, auch wenn sie Anfang Januar eingehen. Ein Honorar für ein Dezemberprojekt, das am 5. Januar auf Ihrem Konto landet, versteuern Sie im neuen Jahr.

Bei der Umsatzsteuer entscheidet die Dauerfristverlängerung. Ohne sie ist die Vorauszahlung für Dezember am 10. Januar fällig. Zahlen Sie bis dahin, gehört sie als Betriebsausgabe ins alte Jahr. Mit Dauerfristverlängerung ist sie erst am 10. Februar fällig und liegt damit außerhalb des Zehn-Tage-Fensters. Sie wird dann im neuen Jahr abgezogen, auch wenn Sie schon im Januar zahlen.

Rechenbeispiel: Gewinnermittlung einer Grafikdesignerin für 2025

Lena Krüger arbeitet seit 2024 als freiberufliche Grafikdesignerin. Sie ist umsatzsteuerpflichtig, gibt monatliche Voranmeldungen ohne Dauerfristverlängerung ab und rechnet mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Für 2025 liegen folgende Zahlungen vor:

Das Honorar vom 7. Januar ist eine einmalige Zahlung. Es fällt deshalb ins Jahr 2026. Die Januarmiete wurde am 28. Dezember gezahlt, gehört wirtschaftlich aber zu 2026 und wird dort erfasst. Die beiden Dezember-Vorauszahlungen wandern dagegen jeweils in das Jahr, zu dem sie gehören. Der Bürostuhl kostet netto nicht mehr als 800 Euro und ist damit ein geringwertiges Wirtschaftsgut, das Lena sofort voll abziehen darf.

Die Rechnung sieht so aus:

1.Betriebseinnahmen: 52.000,00 € Honorare plus 9.880,00 € vereinnahmte Umsatzsteuer ergibt 61.880,00 €

2.Miete: 3.600,00 € plus 684,00 € Vorsteuer ergibt 4.284,00 €

3.Bürostuhl: 650,00 € plus 123,50 € ergibt 773,50 €

4.Software: 480,00 € plus 91,20 € ergibt 571,20 €

5.An das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer: 7.400,00 € plus 800,00 € ergibt 8.200,00 €

6.Betriebsausgaben gesamt: 4.284,00 + 773,50 + 571,20 + 8.200,00 = 13.828,70 €

7.Gewinn: 61.880,00 € minus 13.828,70 € ergibt 48.051,30 €

Auffällig ist, dass der Gewinn um 781,30 Euro über dem reinen Nettoergebnis von 47.270 Euro liegt. Das ist die Umsatzsteuer, die Lena für 2025 noch schuldet: 9.880 Euro eingenommen, 898,70 Euro Vorsteuer und 8.200 Euro Vorauszahlungen abgezogen. Diesen Betrag zahlt sie erst nach der Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2026 und zieht ihn dann im Jahr 2026 als Ausgabe ab. Über die Jahre gleicht sich die Umsatzsteuer in der EÜR aus.

Ausnahmen vom Zahlungsprinzip: Anlagegüter, Darlehen und Durchlaufposten

Für einige Vorgänge gilt das Zahlungsprinzip nicht. Hier entstehen die meisten Fehler in der ersten EÜR, weil der Kontoauszug ein anderes Bild zeigt als die Steuerrechnung.

Anschaffungen, die länger als ein Jahr genutzt werden und netto mehr als 800 Euro kosten, ziehen Sie über die Absetzung für Abnutzung (AfA) ab. Ein Firmenwagen für 30.000 Euro netto wird nach der amtlichen AfA-Tabelle auf sechs Jahre verteilt, auch wenn Sie den Betrag auf einmal überweisen. Im Anschaffungsjahr gilt die AfA anteilig nach Monaten. Für Computerhardware und Software lässt das Bundesfinanzministerium eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Nicht abnutzbare Güter wie Grundstücke wirken sich erst beim Verkauf aus und müssen in einem gesonderten Verzeichnis geführt werden.

Weitere Sonderfälle in der EÜR:

Darlehen: Auszahlung und Tilgung sind weder Einnahme noch Ausgabe, nur die Zinsen sind Betriebsausgaben

Durchlaufende Posten: Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmen und ausgeben, etwa verauslagte Gerichtsgebühren, bleiben außen vor

Privatentnahmen und Einlagen: Ihr eigenes Gehalt aus dem Geschäftskonto mindert den Gewinn nicht

Private Nutzung betrieblicher Gegenstände: Die private Pkw-Nutzung wird als Einnahme erfasst, nach der 1-Prozent-Regel oder per Fahrtenbuch

Investitionsabzugsbetrag: Planen Sie eine Anschaffung, können Sie nach § 7g EStG bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Kosten vorab abziehen, sofern Ihr Gewinn 200.000 Euro nicht übersteigt

Als Kleinunternehmer gibt es keine Umsatzsteuer in der EÜR. Seit 2025 gilt die Regelung, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Sie erfassen dann alle Ausgaben brutto, weil Sie keine Vorsteuer abziehen dürfen.

Bei der Umsatzsteuer gelten eigene Zeitregeln. Nach Sollversteuerung schulden Sie die Steuer bereits mit Ausführung der Leistung, während die EÜR auf den Zahlungseingang abstellt. Die Istversteuerung nach § 20 UStG beseitigt diesen Unterschied. Sie können sie beantragen, wenn Ihr Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht überschritten hat. Freiberufler können sie auch unabhängig davon beantragen.

Anlage EÜR in ELSTER: Abgabe, Fristen und Verspätungszuschlag

Seit dem Veranlagungsjahr 2017 müssen alle EÜR-Rechner das amtliche Formular nutzen und es elektronisch mit Authentifizierung übermitteln. Eine formlose Gewinnermittlung auf Papier ist nur noch in Härtefällen auf Antrag zulässig, etwa wenn Ihnen ein Internetzugang wirtschaftlich nicht zumutbar ist. Für die Übermittlung brauchen Sie ein Benutzerkonto bei ELSTER, dem Online-Portal der Finanzverwaltung. Die Registrierung läuft in mehreren Schritten, ein Aktivierungscode kommt per Post. Planen Sie dafür bis zu zwei Wochen ein.

In ELSTER wählen Sie die Einkommensteuererklärung und fügen die Anlage EÜR hinzu. Freiberufler brauchen zusätzlich die Anlage S, Gewerbetreibende die Anlage G und die Gewerbesteuererklärung. Besitzen Sie abnutzbares Anlagevermögen, kommt die Anlage AVEÜR mit dem Anlageverzeichnis hinzu. In der Anlage EÜR tragen Sie Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien ein. ELSTER prüft die Summen und übernimmt den Gewinn in die jeweilige Anlage.

Für das Jahr 2025 gelten diese Fristen:

Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag nach § 152 AO festsetzen. Er beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens 25 Euro für jeden angefangenen Monat der Verspätung. Wer zur Abgabe verpflichtet ist und eine Steuerzahlung schuldet, kann den Zuschlag kaum vermeiden, sobald die Erklärung mehr als 14 Monate nach Ablauf des Jahres eingeht. Absehbare Verzögerungen sollten Sie daher vor Fristablauf schriftlich mit Begründung beim Finanzamt melden und eine Fristverlängerung beantragen.

Die Belege bewahren Sie auf. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge eine Frist von acht Jahren. Für Ihre Aufzeichnungen und die EÜR selbst bleibt es bei zehn Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine digitale Ablage ist zulässig, wenn die Dateien unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben.

Für eine einfache EÜR mit wenigen Dutzend Vorgängen reicht eine sauber geführte Tabelle. Ein Buchhaltungsprogramm lohnt sich, wenn Sie viele Belege, Anlagevermögen oder mehrere Konten haben. Eine Steuerberatung ist sinnvoll, wenn ein Firmenwagen, eine gemischte Tätigkeit oder der Wechsel zur Bilanz hinzukommt.

Häufige Fehler in der ersten EÜR

Der häufigste Fehler betrifft die Umsatzsteuer. Viele Gründer erfassen nur Nettobeträge und vergessen, die vereinnahmte Umsatzsteuer als Einnahme und die Zahlungen an das Finanzamt als Ausgabe anzusetzen. Das Ergebnis kann zufällig stimmen, die Zahlen in der Anlage EÜR passen dann aber nicht zu den Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Das Finanzamt gleicht diese Werte ab und fragt nach.

Ebenfalls verbreitet sind diese Fehler:

Teure Anschaffungen werden sofort voll abgesetzt statt über die AfA verteilt

Die Dezember-Vorauszahlung landet im falschen Jahr, weil die Dauerfristverlängerung übersehen wurde

Kreditauszahlungen werden als Einnahmen gebucht, Tilgungen als Ausgaben

Rechnungen werden nach Rechnungsdatum statt nach Zahlungseingang zugeordnet

Die Privatnutzung des Firmenwagens fehlt in den Einnahmen

Nach der ersten Abgabe lohnt sich ein Abgleich mit dem Steuerbescheid. Weicht das Finanzamt ab, stehen die Gründe in den Erläuterungen. Gegen einen fehlerhaften Bescheid können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch einlegen, ebenfalls über ELSTER.

Häufige Fragen zur EÜR

Darf ich freiwillig bilanzieren, obwohl ich die EÜR nutzen könnte?

Ja, das ist jederzeit möglich. Ein Wechsel führt jedoch zu einem Übergangsgewinn und bindet Sie für eine gewisse Zeit. Ein Vorteil ergibt sich meist nur, wenn Banken oder Investoren eine Bilanz verlangen.

Muss ich als Nebenerwerbsgründer mit 3.000 Euro Gewinn eine Anlage EÜR abgeben?

Ja. Die Pflicht zur elektronischen Anlage EÜR gilt unabhängig von der Höhe des Gewinns. Gegebenenfalls bleibt das Ergebnis nach dem Härteausgleich für Nebeneinkünfte bis 410 Euro steuerfrei, die Abgabe bleibt trotzdem nötig.

Was passiert, wenn ich die Bilanzgrenze überschreite und das Finanzamt sich nicht meldet?

Ohne Mitteilung des Finanzamts entsteht keine Buchführungspflicht nach § 141 AO. Sie dürfen die EÜR weiterführen. Sind Sie als Kaufmann im Handelsregister eingetragen, kann sich die Pflicht aber unabhängig davon aus dem HGB ergeben.

Wo finde ich das aktuelle Formular und die Ausfüllhinweise?

Die Formulare und die amtliche Anleitung zur Anlage EÜR stellt das Bundesfinanzministerium jährlich bereit. Sie finden sie im Formular-Management-System des Bundesfinanzministeriums. In ELSTER sind die Hinweise direkt in jedem Feld abrufbar.