E-Rechnung für Selbstständige: Empfangspflicht seit 2025, Übergangsfristen bis 2028 und XRechnung oder ZUGFeRD mit Checkliste

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Unternehmer E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können, dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft spätestens ab dem 1. Januar 2028, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab 2027. Die E-Rechnung für Selbstständige betrifft also jeden, der Rechnungen an Firmenkunden schreibt oder von Lieferanten erhält. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen sind beim Ausstellen ausgenommen. Alle Angaben in diesem Artikel haben den Stand Januar 2026.

E-Rechnung für Selbstständige: Was seit 2025 rechtlich gilt

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 des Umsatzsteuergesetzes neu gefasst hat. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine Software kann sie automatisch auslesen und verarbeiten. Eine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn sie per E-Mail kommt. Das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnung“, genauso wie eine Papierrechnung.

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für kleine Betriebe. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen eine E-Rechnung annehmen, wenn ein anderes inländisches Unternehmen sie schickt. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr erforderlich. Laut Bundesfinanzministerium genügt als technische Voraussetzung ein E-Mail-Postfach. Ein Portal oder eine spezielle Schnittstelle brauchen Sie also nicht. Die Fragen und Antworten zur E-Rechnung beim Bundesfinanzministerium geben die Auffassung der Finanzverwaltung wieder. Sie stützen sich auf das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, das im Oktober 2025 überarbeitet wurde.

Der Haken liegt beim Lesen. Eine XRechnung besteht nur aus einer XML-Datei. Ohne Viewer oder Buchhaltungsprogramm sehen Sie darin Programmcode und kein lesbares Dokument. Die Pflicht zum Empfang umfasst deshalb in der Praxis auch, die Datei anzeigen, prüfen und unverändert aufbewahren zu können.

Übergangsfristen bis 2028: Welche Rechnung Sie wann ausstellen dürfen

Beim Ausstellen gibt der Gesetzgeber Zeit. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiter Papierrechnungen schreiben. PDF-Rechnungen sind ebenfalls erlaubt, wenn der Kunde zustimmt. Im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 entfällt jede Übergangsregel für den inländischen B2B-Verkehr.

Zwei Details übersehen viele. Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmens im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Gewinn spielt keine Rolle, und es gelten auch nicht nur die Umsätze mit Geschäftskunden. Außerdem dürfen klassische EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen, mit Zustimmung beider Seiten bis Ende 2027 weiterlaufen. Für Einzelunternehmer ohne EDI-Anbindung ist das selten von Bedeutung.

Die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Maßgeblich sind Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte. Rechnungen an Kunden in Österreich oder den Niederlanden fallen nicht unter die deutsche E-Rechnungspflicht. Die Regeln des jeweiligen Landes können aber eigene Anforderungen stellen.

Ausnahmen für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und Privatkunden

Die wichtigste Ausnahme betrifft Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie müssen auch nach 2028 keine E-Rechnung ausstellen und dürfen dauerhaft Papier oder PDF verwenden. Seit 2025 gelten neue Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro netto nicht überschritten haben. Im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet der Status sofort, und zwar schon für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Ab diesem Moment gelten für Rechnungen an Firmenkunden die allgemeinen Regeln.

Weitere Fälle sind von der Pflicht ausgenommen:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV

Fahrausweise, etwa Bahn- oder Bustickets

Rechnungen an Privatpersonen (B2C), dort bleibt die E-Rechnung freiwillig und braucht die Zustimmung des Kunden

bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel die steuerfreie Vermietung von Wohnraum oder ärztliche Heilbehandlungen

Ausgenommen ist nur das Ausstellen. Eine Heilpraktikerin mit steuerfreien Umsätzen muss die E-Rechnung ihres Praxisausstatters trotzdem annehmen und archivieren. Ein Kleinunternehmer, der eine XRechnung für neue Hardware bekommt, ebenso. Bei gemischten Tätigkeiten kommt es auf die einzelne Leistung an. Eine Physiotherapeutin, die neben der steuerfreien Behandlung ein Firmenfitness-Seminar mit Umsatzsteuer abrechnet, braucht für dieses Seminar ab 2028 eine E-Rechnung.

Praxisbeispiel mit Rechenweg: Muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein?

Nehmen Sie den Fall einer selbstständigen Webentwicklerin aus Leipzig. Sie ist umsatzsteuerpflichtig und hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 68.000 Euro. Im Jahr 2027 schreibt sie zwei Rechnungen an eine Agentur in Hamburg.

Rechnung 1 betrifft ein kleines Plugin-Update:

Nettobetrag: 199,00 Euro

Umsatzsteuer 19 Prozent: 199,00 × 0,19 = 37,81 Euro

Bruttobetrag: 199,00 + 37,81 = 236,81 Euro

Mit 236,81 Euro liegt der Betrag unter der Grenze von 250 Euro. Die Rechnung ist eine Kleinbetragsrechnung und darf dauerhaft als PDF oder auf Papier verschickt werden, auch nach 2028.

Rechnung 2 betrifft eine Wartungsstunde mehr:

Nettobetrag: 220,00 Euro

Umsatzsteuer 19 Prozent: 220,00 × 0,19 = 41,80 Euro

Bruttobetrag: 220,00 + 41,80 = 261,80 Euro

Diese Rechnung überschreitet die 250-Euro-Grenze. Im Jahr 2027 darf die Entwicklerin trotzdem ein PDF schicken, weil ihr Vorjahresumsatz mit 68.000 Euro unter 800.000 Euro liegt. Die Agentur muss dem PDF allerdings zustimmen. Ab dem 1. Januar 2028 muss dieselbe Rechnung als E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ausgestellt werden.

Das Beispiel zeigt eine Falle bei kleinen Stundenpaketen. Wer Leistungen regelmäßig knapp über 210 Euro netto abrechnet, landet bei 19 Prozent Umsatzsteuer über 250 Euro brutto. Für Waren mit 7 Prozent ermäßigtem Steuersatz liegt die Netto-Schwelle rechnerisch bei 233,64 Euro, denn 250 geteilt durch 1,07 ergibt 233,64. Sobald ab 2028 ein Teil Ihrer Rechnungen ohnehin E-Rechnung sein muss, lohnt sich ein einheitlicher Prozess meist mehr als die Unterscheidung nach Beträgen.

XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede in der Praxis

Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind gleichwertig zulässig. Der Unterschied liegt im Aufbau. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards pflegt. Die Spezifikation finden Sie bei XEinkauf zur XRechnung. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3-Dokument für das menschliche Auge mit einer eingebetteten XML-Datei. Das französische Pendant Factur-X ist technisch identisch.

Bei ZUGFeRD ist die eingebettete XML rechtlich maßgeblich. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, gilt der Inhalt der XML. Bei den Profilen MINIMUM und BASIC-WL fehlen Pflichtangaben im strukturierten Teil. Rechnungen in diesen Profilen gelten deshalb als sonstige Rechnungen. Die technischen Spezifikationen zu ZUGFeRD veröffentlicht das Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD der bequemere Einstieg, weil Kunden ohne E-Rechnungs-Software das PDF trotzdem öffnen können. Arbeiten Sie für Behörden oder große Unternehmen, verlangen diese oft ausdrücklich XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID für Aufträge der öffentlichen Hand. Ein eigenes Buchhaltungsabo brauchen Sie dafür nicht zwingend. Bei wenigen Rechnungen pro Monat reichen auch kostenlose Erstellungswerkzeuge, sofern diese eine gültige Datei nach EN 16931 erzeugen. Machen Sie mit dem ersten Dokument einen Test mit einem Validator, bevor Sie es an Kunden schicken.

Empfang, Prüfung und Aufbewahrung der E-Rechnung

Inhaltlich ändert sich bei den Pflichtangaben nichts. Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben wie bisher nach § 14 Abs. 4 UStG. Sie müssen allerdings im strukturierten Datenteil stehen:

vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden

Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung

Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag

im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto

bei Steuerbefreiung oder Kleinunternehmerregelung ein Hinweis darauf

Fehlt eine dieser Angaben in der XML oder ist sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt dann den Vorsteuerabzug versagen. Ab dem Zeitpunkt, ab dem die E-Rechnung Pflicht ist, gilt eine PDF-Rechnung über 250 Euro im B2B-Verkehr nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Sie haben als Empfänger einen Anspruch auf eine korrekte E-Rechnung und sollten fehlerhafte Dateien zeitnah zurückfordern. Die Berichtigung muss wiederum als E-Rechnung erfolgen.

Bei der Archivierung entscheidet das Original. Bei einer E-Rechnung ist das die XML-Datei. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF reicht nicht aus. Sie müssen die Datei so aufbewahren, dass sie nicht verändert werden kann und bei einer Prüfung maschinell auswertbar bleibt, wie es die GoBD verlangen. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen als Buchungsbelege beträgt seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gebucht wurde. Ein normaler E-Mail-Ordner erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation meist nicht. Ein revisionssicheres Archiv innerhalb der Buchhaltungssoftware oder des DMS ist die sichere Lösung.

Häufige Fehler bei der Umstellung auf die E-Rechnung

Am häufigsten verwechseln Selbstständige ein per E-Mail verschicktes PDF mit einer E-Rechnung. Wer seine Word-Vorlage als PDF exportiert, hat eine sonstige Rechnung erzeugt. Das bleibt bis Ende 2026 erlaubt, danach je nach Umsatz und Fall nicht mehr. Viele Anbieter kennzeichnen ihre PDF-Funktion als „elektronische Rechnung“, was die Verwirrung noch verstärkt.

Ebenso oft passiert es, dass die XML-Datei gelöscht wird, sobald das PDF abgelegt ist. Bei ZUGFeRD steckt die XML im PDF, bei einer Konvertierung oder einem Neudruck kann sie aber verloren gehen. Bei XRechnungen löschen manche nach dem Ausdruck den Anhang. Bei einer Prüfung fehlt dann das Original.

Drittens unterschätzen viele den Umsatzsprung bei der Kleinunternehmerregelung. Wer im laufenden Jahr mit einem großen Auftrag die 100.000-Euro-Grenze überschreitet, verliert den Status sofort. Ab der übernächsten Rechnung gelten Umsatzsteuerpflicht und, ab 2028, auch die E-Rechnungspflicht. Wer seine Rechnungsstellung erst danach umstellt, schreibt in der Zwischenzeit fehlerhafte Rechnungen. Für die Abgrenzung im Einzelfall, besonders bei gemischten steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen, ist eine Steuerberaterin die richtige Ansprechpartnerin.

Checkliste: So stellen Sie Ihre Buchhaltung rechtzeitig um

Arbeiten Sie die Punkte in dieser Reihenfolge ab. Die ersten vier sollten schon heute erledigt sein, weil die Empfangspflicht bereits gilt.

1.Ein eigenes E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen einrichten, etwa rechnungen@ihre-domain.de, und Lieferanten mitteilen

2.Einen Viewer oder ein Buchhaltungsprogramm testen, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt

3.Archiv klären: XML-Originale unveränderbar und acht Jahre auffindbar ablegen

4.Verfahrensdokumentation ergänzen, also kurz schriftlich festhalten, wie E-Rechnungen eingehen, geprüft und archiviert werden

5.Eigenen Gesamtumsatz 2026 ermitteln und feststellen, ob für Sie 2027 oder 2028 der Stichtag ist

6.Kundenliste nach B2B im Inland, B2C und Ausland sortieren, nur die erste Gruppe ist betroffen

7.Prüfen, ob Kleinunternehmerregelung oder steuerfreie Umsätze eine Ausnahme begründen

8.Rechnungssoftware oder Werkzeug wählen, das gültige E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugt

9.Eine Testrechnung an einen Stammkunden schicken und mit einem Validator prüfen lassen

10.Bei Behördenkunden Leitweg-ID und gewünschtes Format erfragen

Den Zeitbedarf sollten Sie nicht unterschätzen. Die technische Einrichtung dauert oft nur einen Nachmittag. Die Abstimmung mit Kunden, die ein bestimmtes Format oder ein Portal vorgeben, zieht sich dagegen über Wochen. Planen Sie die Umstellung so, dass der neue Prozess mindestens ein Quartal vor Ihrem Stichtag läuft.

FAQ zur E-Rechnung

Die folgenden Fragen tauchen in Foren für Selbstständige regelmäßig auf und werden in den üblichen Ratgebern oft nur am Rand behandelt.

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und auf Papier bestehen?

Seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr, wenn ein inländisches Unternehmen sie Ihnen schickt. Umgekehrt dürfen Sie während der Übergangszeit ein PDF ablehnen, denn dafür braucht es Ihre Zustimmung.

Gilt eine Rechnung mit Formatfehler trotzdem?

Enthält die XML alle Pflichtangaben und ist nur die Darstellung fehlerhaft, ist die Rechnung in der Regel ordnungsgemäß. Fehlen Pflichtangaben im strukturierten Teil, müssen Sie eine Berichtigung anfordern, sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?

Ja: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und als XML aufbewahren können. Beim Ausstellen gilt die Ausnahme, solange Sie die Umsatzgrenzen einhalten.

Wie oft ändern sich diese Regeln?

Die Stichtage stehen im Gesetz. Die Auslegung im Detail regeln BMF-Schreiben, die angepasst werden. Dieser Artikel wird jährlich überprüft, der nächste Stand folgt zum Januar 2027, bevor die 800.000-Euro-Regel greift.